MODELO DE PROCDEDIMIENTO PARA COMPRAS Y ALMACEN.

MODELO DE PROCDEDIMIENTO PARA COMPRAS Y ALMACEN

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para adquirir, verificar y garantizar que los productos comprados cumplan con los requisitos especificados y que el proveedor tenga la capacidad de cumplir con los requisitos especificados y así mismo controlar el almacén, mediante el uso de inventarios para los productos.

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los productos y/o servicios críticos comprados en Suministros Especializados S.A.S.

1. RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de que este procedimiento se lleve a cabo y demuestre eficacia, es el jefe de Almacén y sus auxiliares, Auxiliar de Compras y Auxiliar de almacén.

1. DEFINICIONES

1. Entrada a almacén: Documento en el cual se consignan los elementos, bienes y suministros que entran al almacén como resultantes de una orden de compra. En este formato se detalla la cantidad recibida, descripción y especificaciones del material. Debe anexarse junto con la factura recibida del cliente y ser entregada al profesional encargado para su contabilización y pago.

1. Interesado: Persona que requiere la adquisición del bien.

1. Orden de compra: Documento pre numerado que emite Suministros ESpecializados en el que se formaliza la compra de bienes para la empresa, luego de haber escogido el proveedor que más se amolda a las necesidades requeridas, y en donde se especifican los datos del proveedor, la descripción de los elementos y especificaciones, la cantidad, el valor unitario, valor total, forma de pago, plazo, nivel de autorización y firmas de las partes interesadas.

1. Producto: Resultado de un proceso.

1. Proveedor: Persona natural o jurídica con el cual la empresa acuerda, mediante Orden de Compra, el abastecimiento de los bienes que Suministros Especializados requiera.

1. Requisición: Formato diligenciado por medio de un sistema, por las personas encargadas de cada proceso para solicitar la adquisición de un bien.

1. Salida de almacén: Documento en el cual se consignan los elementos, bienes y suministros que salen del almacén para ser entregados a los usuarios de las diferentes rutas y dependencias, notificando claramente la descripción y especificaciones, la cantidad solicitada y la cantidad entregada.

1. PROCEDIMIENTO

1. Requisición de materiales, equipos y/o servicios

En Suministros Especializados toda solicitud de insumo debe estar soportada por una requisición autorizada, la cual es elaborada por medio del sistema, en el módulo Comercial, bajo la siguiente ruta:

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En caso de solicitar insumos que no se encuentran registrados en el sistema, para que se pueda dar inicio a la búsqueda de proveedor, cada responsable de proceso, debe

1. Se solicita por correo electrónico al auxiliar contable, la creación de la referencia, especificando artículo y uso del mismo.
2. Retroalimentación al interesado, del número y descripción de la referencia creada.
3. Elaboración de requisición en el sistema.

El auxiliar de compras solicita acorde a esa requisición, cotización del insumo o servicio, y debe dar respuesta al interesado en un tiempo no mayor a 8 días calendario después de la autorización de la requisición. Las cotizaciones, deben ser aprobadas tanto por el interesado como por gerencia.

Los cargos que cuentan con el permiso para la creación de requisiciones son:

1. Auxiliar de almacén
2. Coordinador SSTA
3. Auxiliar de Mantenimiento
4. Coordinador de operaciones
5. Jefe de Almacén
6. Director financiero
7. Director Administrativo

Existen cuatro (4) tipos de Almacén, los cuales son dirigidos por el Jefe de Almacén y sus auxiliares, quienes son los responsables, de mantener un inventario ajustado para cada uno de los almacenes, de tal manera que siempre cuente con disponibilidad de las referencias asignadas para cada almacén.

• Almacén de Papelería: El encargado auxiliar de almacén recoge mensualmente las necesidades de insumos de oficina de cada uno de los departamentos, de acuerdo al inventario existente define el pedido a realizar elaborando la requisición de insumos, la cual debe entregar al auxiliar de compras a más tardar el día 17 de cada mes.

• Almacén de materia prima propios de la prestación del servicio de Ventas de Equipos e insumos médicos. El auxiliar de almacén, es quien realiza las requisiciones de materiales de acuerdo al stock de inventario existente, y autorizarla para los primeros cinco días de cada mes.

• Almacén Equipos y Herramientas: el auxiliar de almacén define la necesidad de equipos y herramientas y elaboran la requisición de estos.

• Almacén de Dotación y Elementos de Protección Personal: el auxiliar de almacén es quien elabora la requisición de dotación y EPP para todo el personal de la compañía, de acuerdo a la existencia y rotación de las mismas.

Quien realiza la requisición debe tener claro a que bodega será asignado el insumo, como lo especifica la siguiente tabla

Las requisiciones se deben realizar teniendo en cuenta los tiempos de entrega que manejan los proveedores,

1. Autorización de Requisiciones

Todas las requisiciones deben ser enviadas vía e-mail al Director del proceso (Dir. Administrativo, Dir. SGI, Dir. Operaciones, Dir. Financiero) con copia al auxiliar de compras, para su autorización

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