MODELOS DE SEGUIMIENTO GERENCIAL

MODELOS DE SEGUIMIENTO GERENCIAL

DISEÑO DEL PROCESO DE CONTROL

Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control, que ofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organización . La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a que se debe de controlar y con qué frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero. Es mas los gerentes que encuentren quizá se concentren en factores fáciles de medir, por ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan mas difíciles de medir, por ejemplo, la satisfacción de la comida. Empero, largo plazo, la satisfacción de la comida podría ser mas importante que la cantidad de personas atendidas en un periodo dado. La mayor parte de estos problemas se pueden evitar mediante el análisis que identifique las áreas clave del desempeño y los puntos estratégicos de control.

Etapas de Control

• Establecimiento de estándares

• Medición de resultados

• Corrección

• Retroalimentación

Establecimiento de estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúe el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado. Los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados.

• Rendimiento de beneficios

• Posición en el mercado

• Productividad

• Calidad del producto

• Desarrollo del personal

• Evaluación de la actuación

Tipos de Estándares

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área en donde se implementen:

1.- Estándares estadísticos:

Llamados también históricos, se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.

2. - Estándares fijados por apreciación:

Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la actitud).

3. - Estándares técnicamente elaborados:

Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica. (Cuantitativos: estándares de producción, de tiempos y movimientos).

POR QUÉ LOS ESTÁNDARES Y PROCEDIMIENTOS SON IMPORTANTES

Hay muchas razones por las que una empresa establece estándares y

procedimientos para sus empleados y agentes y fomenta expectativas

razonables entre sus partícipes. Los estándares, procedimientos y expectativas

ayudan a enfocar la energía de los empleados y agentes en alcanzar las metas

y los objetivos de la empresa. Hacen saber a los partícipes qué pueden esperar.

Cuando los estándares y procedimientos están claros y los partícipes

mantienen expectativas razonables, son posibles las relaciones basadas en la

confianza. La empresa acumula el capital social que necesita para competir

eficaz, eficiente y responsablemente en los mercados globales.

Cuando los estándares, procedimientos y expectativas no están bien

establecidos, los propietarios y gerentes pueden no delegar su autoridad con

seguridad o esperar que los partícipes estén bien atendidos. La empresa

descubrirá a menudo que sus miembros operan con propósitos distintos u

opuestos porque no está claro qué se espera de ellos. Sus estrategias y planes

de acción carecerán de atención y poder. Cuando los estándares,

procedimientos y expectativas no están claros, la empresa no puede medir su

rendimiento inmediatamente. No es justo responsabilizar a un empleado o

agente por mala fe o por un desacierto si los criterios son inciertos. Los

partícipes, tanto internos como externos, pueden frustrase, volverse cínicos

o distantes porque no se han cumplido sus expectativas. La confianza del

inversionista, la satisfacción del cliente, la condición de proveedor preferido

o socio estratégico y la moral del empleado estarán en riesgo serio.

4.7.2. ESTABLECIMIENTOS DE ESTÁNDARES Y CRITERIOS

Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios desempeñan las

normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que

debe hacerse y que desempeño debe aceptarse como normal o deseable,

constituyen los objetivos que el control deberá garantizar o mantener. La función

mas importante del control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por

lo menos, que esperar de determinada acción.

Los estándares o normas proporcionan un método para establecer que debe

hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración se preocupó por desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción.

ESQUEMA DE CONTROL SECTORIAL O MEDICIÓN DE RESULTADOS:

Consiste en medir la ejecución y los resultadas, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas de aspectos eminentemente cualitativos.

Para llevar acabo su función, esta etapa se vale primordialmente del sistema de información, por lo tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna.

Corrección:

La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un sistema o una causa.

Retroalimentación:

Es básica

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