Manejo De La Correspondencia

Manejo de la Correspondencia

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. La cantidad de correspondencia enviada y recibida varía de acuerdo con el tamano de la empresa y la clase de negocios en los cuales se ocupa.

Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia y otros documentos se manejen de tal manera que puedan ser consultados rápidamente.

Definición de Correspondencia

Correspondencia es cualquier comunicación escrita que no está destinada a ser colocada en una tarjeta o formato para archivo. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: RECIBIDA, ENVIADA o INTERNA.

 Correspondencia recibida: Es la que llega de empresas externas, como: cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.

 Correspondencia enviada: Es aquella que se remite a individuos o companias externas; se acostumbra a retener para los archivos por lo menos una copia o fotocopia del original.

 Correspondencia interna: Incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa, como: memoramdums, informes, circulares, etc.

Organización de la Correspondencia

Para asegurarse de que los documentos estarán disponibles para ser consultados cuando se necesiten, es importante que la empresa mantenga en un mismo sitio aquellos papeles que tengan alguna relación.

El tipo de sistema y los títulos utilizados para organizar la correspondencia dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico está interesado principalmente en la información acerca de sus pacientes. Por lo tanto, los títulos serán los nombres y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados juntos.

Sin embargo, un agente de compras, estará interesado primordialmente en los artículos de compra. Por lo tanto, él utilizará un sistema por asuntos o materia, los títulos serán los nombres de los productos, y todos los documentos que pertenezcan a un artículo serán conservados juntos; por ejemplo: teléfonos inalámbricos.

Archivo Vertical

Hace muchos anos los documentos se guardaban apilándose unos sobre otros en forma de “libro”. Algunas veces eran colocados sobre un clavo largo conocido como espigón. No es de extranar que fuera difícil encontrar el papel que se necesitaba. Cuando los papeles se guardaban horizontalmente, los papeles se arrugaban y a menudo eran ilegibles.

Así surgió el archivo vertical, que consiste en la colocación de los papeles sobre un extremo, sostenido por guías y carpetas. Además de mantener los documentos en mejores condiciones, este archivo permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y en menos espacio. El mueble para guardar correspondencia que se utiliza más frecuentemente es el gabinete metálico tipo gaveta, llamado Kardex.

Recepción de Correspondencia

El método que se utiliza para manejar la correspondencia recibida varía un poco de una empresa a otra, aun en aquellas de tamano comparable. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un departamento central de correo, oficina de partes, que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados “personal” o “confidencial”.

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por la oficina de partes, a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia.

Quien quiera que sea la persona que abra la carta, debe revisar en primer lugar que haya dirección de remitente en la correspondencia y debe marcar en el sobre la fecha y la hora en que fue recibido.

Una razón importante para estampar la fecha es proporcionar un control interno de la correspondencia.

Donde se maneja un gran volumen de correspondencia,

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