Manual De Precedimientos

ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A).- CONCEPTO

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

El manual ofrece además al personal una guía de trabajo, guía que resulta particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.

B).- OBJETIVOS

Dentro de algunos objetivos depende del manual al área o entidad que va orientada, entre algunos objetivos podemos mencionar los siguientes:

1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.

3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica.

6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

C).- CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN

Se pueden clasificar estos manuales de procedimientos en dos formas:

Manual de procedimiento general. Contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.

Por su contenido

 Historia de la empresa

 Organización de la empresa

 Políticas de la empresa

 Procedimientos de la empresa

 Contenido múltiple

 Manuales de puestos

Manual de procedimientos específicos. Contiene información sobre los procedimientos que siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

Por función específica

 Ventas

 Compras

 Finanzas

 Personal

 Crédito y cobranza

 Otras funciones

 Generales, que ocupen de dos o más de estas áreas.

D).- CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organización; varía según su ámbito de aplicación y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente:

1.- Portada o Cubierta

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.

Ejemplo:

2.- Portada interior o portadilla

Contendrá los mismos elementos que la cubierta o portada y en su caso, contendrá al reverso los datos siguientes:

− El copyright o los derechos de copia, con el nombre y domicilio del editor y el año en que se registraron los derechos de autor o del editor.

− El número de la edición o de la reimpresión de que se trate, así como el tiraje y el año de la misma.

− Advertencia.

Ejemplo:

3. Índice

En esta parte se señalarán los capítulos o apartados que constituyen la estructura del documento.

Ejemplo:

4.- Presentación

Deberá contener una explicación de los que el documento, cuáles son sus propósitos y a quienes se dirigen, así como su ámbito de aplicación. Por lo general, la presentación no deberá exceder de dos cuartillas y su redacción deberá ser clara y sencilla.

Ejemplo:

5.- Objetivo General

Se deberá establecer el propósito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qué se pretende lograr con la integración y aplicación del manual de procedimientos.

6.- Identificación e integración de procesos

De conformidad con el principio de que la organización tenga un enfoque basado en procesos, en este apartado se representarán de manera gráfica y en forma general, los procesos clave identificados que formarán parte del manual, así como las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos.

Para este propósito se debe precisar qué es un proceso, cómo se identifica y cómo se representan sus interacciones en un mapa de procesos de alto nivel.

El concepto de proceso:

Un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y que crea un bien o servicio de valor para los usuarios; es decir, el proceso implica la utilización de recursos para transformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo.

Ejemplo:

Identificación de procesos:

Para la identificación de procesos es necesario determinar la actividad por la que inician, la cual generalmente es una solicitud o demanda (estado inicial del proceso), así como el resultado de valor para el usuario interno o externo, que puede ser un bien, servicio, información o documentos (estado final del proceso).

Una vez determinados los estados inicial y final del proceso se debe definir el nombre de éste, el cual debe tomar en cuenta el trabajo que se realiza desde el principio hasta el fin

Ejemplo:

La redacción de los procesos identificados deberá tener la estructura siguiente:

NOMBRE DELPROCESO ESTADO INICIAL ESTADO FINAL

7.- Relación de procesos y procedimientos

Una vez identificados los procesos se deberán precisar los procedimientos que se derivan de cada uno de ellos, los cuales serán documentados en el manual de procedimientos.

Para este propósito se deberá establecer el flujo del proceso global de principio a fin, estableciendo los procedimientos que conforman al proceso.

Proceso:

Integración de manuales de

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