Manual de Normas Tecnicas.

Gaceta N° 24, Alcance N° 7 del 2 de febrero de 1996

Manual sobre Normas Técnicas que deben Observar las Unidades de Auditoría Interna en la Legalización de Libros

CIRCULAR

A LOS SUJETOS COMPONENTES DE LA HACIENDA PUBLICA

La Contraloría General de la República en uso de las facultades que le confieren los artículos 12, 24 y 60 de su Ley Orgánica, resuelve emitir el Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de Auditoría Interna Públicas en la legalización de libros.

Rige a partir de su publicación en La Gaceta.

Lic. Samuel Hidalgo Solano

CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA

PRESENTACION

La legalización de los libros de los entes y órganos que conforman la Hacienda Pública, cumple con el propósito de garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad y, por tanto, la información que contienen.

Por ello, como parte de las competencias primordiales de las unidades de Auditoría Interna de la Administración Pública, de acuerdo con la Ley Nº 7428, y además en su calidad de componentes del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública (OCFS), y como órganos fiscalizadores de la actividad administrativa, son los llamados a realizar esta labor de legalización.

Así, la Contraloría General de la República como rectora del OCFS y con el objetivo general de contribuir a que dichas unidades ejecuten sus competencias de forma eficiente y eficaz, emite este Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de Auditoría Interna Públicas en la legalización de libros.

Si bien esta normativa es de acatamiento obligatorio por parte de esas unidades, tiene como fin fundamental ser una guía en el desarrollo de la competencia específica impuesta por el inciso e) del artículo 63 de la Ley Nº 7428; de manera que agradecemos de antemano las sugerencias y comentarios que los auditores internos, administradores en general y cualesquiera otros interesados en la materia, hagan llegar a la Dirección General de Planificación Interna y Evaluación de Sistemas. Las colaboraciones de la administración activa podrán informarse por medio de sus unidades de Auditoría Interna.

Lic. Samuel Hidalgo Solano

CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA

Diciembre, 1995

MANUAL SOBRE NORMAS TECNICAS QUE DEBEN OBSERVAR LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA PUBLICAS EN LA LEGALIZACION DE LIBROS

300 NORMAS GENERALES

301 Libros de contabilidad y de actas

Las Unidades de Auditoría Interna autorizarán mediante razón de apertura los libros de contabilidad y de actas de los órganos sujetos a su jurisdicción institucional.

Declaración interpretativa

Referido al término libros se entenderá que comprende también las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior encuadernación para su cierre. Los libros de contabilidad que deben autorizarse dependen del sistema de registro contable institucional en vigor. Por tanto, si se trata de instituciones con contabilidad patrimonial, los libros contables básicos serán: Diario, Mayor y Balances e Inventarios (artículo 251 del Código de Comercio). Este criterio aplica para el caso de las municipalidades que utilizan el sistema de partida doble. En las que aún prevalece el procedimiento de registro contable por partida simple, los libros serán el Diario de Caja, el Mayor de Ingresos, el Diario General y el Mayor de Egresos; interesando en el caso de los ministerios el Mayor de Apropiaciones.

En cuanto a los libros de actas, comprenden principalmente los de las sesiones del máximo jerarca, los de la apertura de ofertas y adjudicación de licitaciones, los de la asamblea de socios en las sociedades anónimas, y el de remates y de traspasos de patentes en el caso de las municipalidades.

Queda a criterio del Auditor Interno valorar qué otros registros contables o de actas deben autorizarse, si tal medida contribuye plenamente a fortalecer el sistema de control interno.

302 Registros computadorizados

Las cifras de resumen de los registros contables computadorizados se anotarán en los respectivos libros de contabilidad.

Declaración interpretativa

Cuando existan registros contables computadorizados, se deben llevar periódicamente las anotaciones de resumen a los respectivos libros de contabilidad. Dichas anotaciones deben ser fiel reflejo de los movimientos contables, transacciones efectuadas y demás datos e información que proporcione el sistema computadorizado, a partir del registro de documentos originales. En lo referente a inventarios, tomando como criterio el artículo 58, del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, la anotación detallada de ellos puede sustituirse por listas emitidas por el computador, y los montos de resumen correspondientes deberán anotarse en el libro respectivo.

303 Duplicidad de la legalización

En las instituciones y empresas públicas que requieran la legalización de libros por parte de la Dirección General de la Tributación Directa, se hará constar en ellos, mediante sello y firma, la verificación del cumplimiento de este requisito.

Declaración interpretativa

Para evitar duplicidad en la legalización, en las instituciones y empresas públicas afectas al requerimiento de la Dirección General de la Tributación Directa (DGTD), no se necesita la legalización por parte de la Unidad de Auditoría Interna. Sin embargo, será necesario que ésta constate que se haya cumplido con ese requisito, imprimiendo abajo del sello de la DGTD, el sello corriente de la Auditoría Interna, junto con la firma de quien tiene la responsabilidad de las legalizaciones. Además, se debe tomar nota en el registro de control individual de libros (Norma No. 305), del número de asiento asignado por la DGTD, con la respectiva observación.

304 Control general de libros

Debe existir un registro donde se inscriban consecutivamente todos los libros que se reciben y legalizan, que especifique al menos:

· Número de asiento

· Organo solicitante

· Tipo de libro

· Fecha de recibo y de entrega

Declaración interpretativa

Cada Unidad de Auditoría deberá llevar un registro para el control general de todos los libros que se reciben y legalizan, para lo cual podría utilizarse un formulario o un libro con toda la información necesaria, incluyendo la citada en esta norma, para el debido control de la labor de legalización. Antes de aceptar los libros para el trámite de legalización, debe verificarse lo que indican las normas Nos. 311 y 312, y si todo está en orden se pasa inmediatamente a inscribir el tomo recibido, anotando el número de asiento, el órgano solicitante, el tipo de libro (actas, mayor, etc.) y la fecha de recibido. La fecha de entrega se anotará cuando el órgano retire el libro legalizado. El número de asiento será el que corresponda de acuerdo con la consecutividad numérica establecida a partir de la inscripción del primer libro que se acepta para legalizar.

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