Manuales funcionales

MANUALES FUNCIONALES

Concepto:

Instrumento de trabajo que contiene un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades diarias, elaborado técnicamente basados en procedimientos, sistemas, normas queresumen guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia

Los manuales responden a lo siguiente:

• ¿Qué hacer? Las acciones

• ¿Cómo hacer? Los procedimientos

• ¿Quién lo hace? Responsabilidad

• Deberes y derechos de los Trabajadores

Objetivo

El objetivo de los manuales es decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa

Importancia

Los manuales de funciones son importantes para definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas

Ventajas:

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general, sus propios papeles y relaciones pendientes.

• Facilita el estudio de los problemas de la organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

• Conserva experiencia administrativa de los funcionarios antiguos.

• Sirve como guía para el adiestramiento de novatos

Limitaciones:

• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

• Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

• Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, la vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

• Algunas consideran que es costoso, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día

• Existe el temor que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez

Pasos para desarrollar un manual de Funciones

1. Detallar la estructura organizacional de la empresa.

2. Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura.

3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden.

4. Establecer los requisitos

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