Mapa mental sobre el concepto de puesto de trabajo, útiles, elementos y mobiliarios y herramientas tecnológicas

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1. Mapa mental sobre el concepto de puesto de trabajo, útiles, elementos y mobiliarios y herramientas tecnológicas.[pic 1]

1. Definir con sus propias palabras:

• Gestión Documental: es el conjunto de normas y técnicas que en conjunto con la tecnología permiten a la empresa administrar sus documentos y obtener rendimiento, funcionalidad y eficiencia en su archivo.
• Documento de archivo: es la evidencia material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones, ya sea por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
• Documento electrónico de archivo: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos.
• Soportes documentales: Es el medio en el cual se contiene la información, estos varían según los materiales y la tecnología que se emplee; (archivos en papel, archivos audiovisuales, informáticos,)
• Correspondencia: comunicación entre personas mediante el intercambio de cartas, telegramas, catálogos, folletos.
• Comunicaciones oficiales:  son comunicaciones que son recibidas o producidas por una entidad en el desarrollo de sus funciones, independientemente del medio utilizado.
• Manual de Gestión Documental: es el Documento que contiene toda la información, sobre como es el proceso de gestionar los documentos 
• Estructura orgánica – Funcional de la organización: hace referencia al esquema de jerarquización y segmentación de las funciones, tal como Jerarquizar y establecer líneas de autoridad.
• Unidad de información: Área responsable para la atención de solicitudes
• Seguridad y salud ocupacional:  una disciplina que abarca diferentes aspectos tales como la protección, seguridad, salud y bienestar de las personas en el trabajo, con el fin de fomentar un ambiente de trabajo seguro y saludable.
• Comunicación empresarial: es la que permite que la organización se “comunique” interna y externamente para desarrollar su “objeto social”.
• Usuario: es la persona que utiliza algún servicio en particular.
• Cliente: persona que utiliza los servicios regularmente o que compra productos de una empresa.
• Trabajo en equipo: Hace referencia al trabajo hecho por varias personas, donde cada uno hace una parte, pero todos con un objetivo común.
• Mensajería: Es el servicio de reparto de paquetes, documentos que por lo general son de pequeño tamaño.

1. Defina con sus propias palabras que es unidad de correspondencia, objetivos y funciones.

Hace referencia al manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas y Tiene como propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes dependencias y de esta forma poder garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

OBJETIVO.
es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación que ingresa y que proviene de diferentes partes.

FUNCIONES.

• Se deben conocer todas las áreas de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios que se encargan de dar trámite a los asuntos, con el fin de realizar correctamente la distribución de las comunicaciones.
• Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
• Clasificar las comunicaciones y la correspondencia antes de su distribución.
• Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de la empresa
• No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos.
• Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso.
• Atender al público de forma cordial y transmitiendo una imagen positiva.

1. Investigue y realice un ensayo sobre Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos y elementos de protección para el desempeño de las funciones.

Las normas de seguridad y salud ocupacional relacionadas con el recibo de documentos son claras en cuanto a que los establecimientos de trabajo en donde haya exposición excesiva a polvo, suciedad, calor, humedad, deben tener salones especiales destinados a facilitar el cambio de ropa de los trabajadores, separados por sexos, y con lockers, los cuales deben mantenerse en perfectas condiciones de limpieza.

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