Normas.

NORMA

Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución, o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas, para la acción y la búsqueda delos objetivos organizacionales.

PROCEDIMIENTO

Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina. Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo específico.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre ellas tenemos:

• El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica conoce procede.

• El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales.

• Cubre un ciclo de acción.

• Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo.

• No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular.

• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación continua y sistemática.

• Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad deforma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.

• Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

• Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relación con los objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta, se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la empresa.

Por su relación con los objetivos Organizacionales: Procedimientos sustantivos o de línea. Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el objetivo de la organización, están relacionados con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa.

Como ejemplo pudiéramos señalar:

Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios, tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes:

Procedimiento: Preparación de los alimentos.

Procedimiento: Enlatado de los alimentos.

Procedimiento: Etiquetado.

Procedimiento: Venta a crédito.

Procedimiento: Exportación de enlatados.

Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno: Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización.

Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que subyacen al procedimiento sustantivo:

Procedimiento: Selección de personal.

Procedimiento: Orden de compra.

Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.

Por su recorrido.

Procedimientos Institucionales: Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la organización.

Ejemplo:

Procedimiento: Solicitud de suministro.

Procedimiento: Enlatado de alimentos.

Procedimiento: Elaboración de nóminas.

Procedimientos sectoriales: Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma problemática.

Ejemplo:

Contratación de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y luego éste lo remite nuevamente a la institución

Procedimientos intersectoriales: Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas dependencias.

Ejemplo:

Elaboración del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnología) la Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a la Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste Lo remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de Educación, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a todas las dependencias antes señaladas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento varía dependiendo de las características del mismo así como de las necesidades de información de la Institución y el estilo de los analistas. A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la descripción de un Procedimiento Administrativo.

Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del Procedimiento.

Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del Procedimiento.

Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código de la Dependencia. (Opcional).

Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento.

Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.

Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el Procedimiento. (Opcional).

Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).

Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al Procedimiento (opcional).

Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción, así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen

REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.

Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la intención es brindar información clara y precisa, de tal manera que permita al lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en el manual.

Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar

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