Organimetria

Organización y Sistemas

Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero Organización y Sistema como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Característica

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar

Dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

Conocer el hecho o la situación que se analiza.

Describir Tal hecho o situación.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

Clasificar la información por áreas:

Objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. Es importante saber las características que distinguen los análisis de la unidad de Organización y Sistemas, las cuales se denotan así:

Eliminación:

Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

Adición:

Introducir nuevos sistemas o programas.

Combinación:

Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

Modificación:

Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

Simplificación:

Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

Series de Tiempo:

Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

Correlación:

Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

Muestreo:

A través del uso de varios diseños, el muestre o hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas):

La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

Programación lineal:

Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

Simulación:

Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, paraasí proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

Teorías:

Existen, en los análisis de Organización y Sistemas, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

Línea de espera:

Es para determinar el número óptimo de estaciones deservicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones

: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos

Es para determinar la estrategia óptima en una situación d competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

Organization y Sistema

Perfil del analista de Organización y Sistemas

El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio. El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

Diagramación:

Consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.

Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo.

Característica de diagramación

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