PRONUNCIAMIENTO NÚMERO 5 PAPELES DE TRABAJO

PRONUNCIAMIENTO NÚMERO 5

PAPELES DE TRABAJO

(Consejo Técnico de la Contaduría Pública)

400. Generalidades

01. La obligación para el Contador Público de elaborar papales de trabajo parte de lo regulado por el artículo 9° de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:

Artículo 9. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de Auditoría generalmente aceptadas.

Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

02. Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el Contador Público, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de Auditoría generalmente aceptadas las que se incluyen en el Pronunciamiento Número 4. La tercera norma de Auditoría relativa a la ejecución del trabajo (literal c, numeral 2, artículo 7° de la Ley 43 de 1990) establece: "Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de Auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisión. "

03. Los papeles de trabajo pueden tomar la forma de:

- Planillas contables, las cuales permiten el análisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas pueden ser sumadas o de detalle.

- Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de asamblea de accionistas y juntas directivas, gráficas de organización, programas de Auditoría, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones, etc.

04. Estas planillas, hojas de análisis, listas y documentos, que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:

a. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige la primera norma de Auditoría relativa a la ejecución del trabajo.

b. Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de Auditoría, cumpliendo con la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo.

c. Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.

410. Objetivos de los papeles de trabajo

05. Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida por el Contador Público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:

a. Facilitar la preparación del informe.

b. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

c. Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del Estado.

d. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

e. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de Auditoría aplicados.

f. Servir de guía en revisiones subsecuentes.

g. Cumplir con las disposiciones legales.

420. Principios fundamentales de los papeles de trabajo

06. Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el Contador Público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.

07. Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.

08. Cualquier información o cifras contenidas en el informe del Contador Público deberá estar respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo.

09. Los papeles de trabajo no están limitados a información cualititativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el Contador Público, las razones que le asistieron para seguir algunos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.

10. Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementadas e interpretaciones por parte de quien los preparó. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.

430. Planeación y contenido de los papeles de trabajo

11. La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso del trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva.

12. Existen alternativas en la

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