Papeles De Trabajo

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO

1. GENERALIDADES

1.1 Concepto

1.2 Importancia de los papeles de trabajo

1.3 Los papeles de trabajo y su relación con las Normas Generales de Auditoría Pública

1.4 Naturaleza y características de los papeles de trabajo

1.5 Propiedad y custodia de los papeles de trabajo

2. TEMPORALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

2.1 Expediente continuo de auditoría o archivo permanente

2.2 Papeles de trabajo actuales

3. FORMA Y CONTENIDO DE UNA CÉDULA

4. ÍNDICES, REFERENCIAS Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

4.1 Índices

4.2 Referencias y/o cruces

4.3 Marcas de auditoría

5. ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

5.1 Sugerencias

5.2 Reglas generales de los papeles de trabajo

5.3 Ejemplos de papeles de trabajo

5.4 Las observaciones en los papeles de trabajo

5.5 Seguimiento de las recomendaciones

6. IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIÓN EN LA ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

6.1 Propósitos

6.2 Puntos pendientes

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

Los papeles de trabajo son instrumento imprescindible durante el desarrollo de una auditoría, puesto que contienen el respaldo del trabajo realizado por el auditor. Por lo tanto, resulta de gran importancia dar a conocer los aspectos fundamentales para la elaboración de los mismos.

Este curso está orientado principalmente a ofrecer al participante sin experiencia una visión de conjunto sobre el tema, destacándose los aspectos básicos que se han de considerar para la elaboración adecuada óptimo de los papeles de trabajo. Por otra parte, también se ofrece al participante con experiencia en auditoría y/o con conocimientos amplios sobre el tema, la oportunidad de recordar y reforzar los conceptos fundamentales a partir de un enfoque teórico-práctico que le ayude a reafirmar y/o a verificar sus conocimientos.

OBJETIVO

Al término de este curso, el participante elaborará cédulas de auditoría con profesionalismo, transparencia y credibilidad, para respaldar los hallazgos obtenidos, apegándose a la normatividad establecida.

1. GENERALIDADES

La opinión del auditor público se respalda con la evidencia detallada en los papeles de trabajo. Por lo tanto, el grado de calidad con que se deben planear, preparar, elaborar, supervisar y conservar denota el nivel de profesionalismo, transparencia y credibilidad con que se ejecuta la función de auditoría pública. De ahí la importancia de conocer las reglas y técnicas básicas para el dominio de este instrumento en los órganos internos de control (OIC).

1.1 Concepto

Se denomina papeles de trabajo al conjunto de cédulas y documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados, con los cuales sustenta y apoya las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

1.2 Importancia de los papeles de trabajo

Las principales razones para la elaboración de los papeles de trabajo son las siguientes:

• Proporcionan la base para la rendición de informes a las partes interesadas.

• Facilitan la ejecución y supervisión del trabajo de auditoría.

• Contienen evidencia irrefutable para terceros.

• Dejan constancia de la solidez y calidad de la evidencia del trabajo realizado.

• Constituyen un precedente para minimizar esfuerzos para auditorías posteriores.

• Constituyen el medio de administración, organización y control del trabajo.

1.3 Los papeles de trabajo y su relación con las Normas Generales de Auditoría Pública

Las Normas Generales de Auditoría Pública señalan en la NORMA OCTAVA que:

“Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen”.

1.4 Naturaleza y características de los papeles de trabajo

La NORMA OCTAVA indica que los papeles de trabajo deben formularse con:

CLARIDAD: Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas permitan que la información presentada pueda ser entendida por cualquier persona, aun la no versada en el tema.

PULCRITUD: Deben ser elaborados con esmero y limpieza.

EXACTITUD: Deben incluir toda la evidencia que se requiera para fundamentar la opinión del auditor.

Es importante mencionar que el costo de los papeles de trabajo debe ser mínimo, tanto en el proceso de elaboración como en el de supervisión.

La Norma Octava menciona también que los papeles de trabajo deben consignar todos los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicas examinadas, así como. Asimismo sobre las desviaciones que se presentan respecto de los criterios y normas establecidas o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basen las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

La NORMA SÉPTIMA indica que:

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos básicos:

A) Suficiencia.- Si basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores.

B) Competencia.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor público.

C) Relevancia.- Cuando exista relación en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente.

D) Pertinencia.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

El auditor deberá reunir aquella información adecuada, donde considere el riesgo, la importancia relativa y el costo como factores de juicio, además de la confiabilidad y calidad de la evidencia, la que se clasifica en:

FÍSICA: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos. Se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

DOCUMENTAL: Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.

TESTIMONIAL: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

ANALÍTICA: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y separación de la información en sus componentes.

Es práctica común que el auditor anexe a su expediente fotocopia de los documentos citados o relacionados en sus cédulas, sin que en ellos haga algún señalamiento. Debido a que esos documentos forman parte de sus papeles de trabajo, deben tener las mismas características que aquéllos y deben contener marcas, cruces e índices.

Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, basta con dejar “marcas” en las cédulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepción de aquéllos que soportan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendrá toda la documentación que soporte la irregularidad y no deberán contener ninguna anotación, pues serán integrados al expediente que se envíe al área de Responsabilidades.

El auditor público aplicará los procedimientos y técnicas de auditoría con la oportunidad y alcance que juzgue necesarios, de acuerdo con los objetivos de la revisión, la amplitud del universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los suficientes elementos de juicio.

Por regla general, las pruebas se harán por muestreo para respaldar las conclusiones del informe. La comprobación absoluta puede resultar costosa en relación con el beneficio que se espera de la auditoría; no obstante, si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas deberán ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

La norma 8° de las Normas Generales de Auditoría Pública determina que el auditor deberá preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido se diseñará conforme a las circunstancias específicas de la auditoría que realice.

Los papeles de trabajo:

• Comprenderán el programa de auditoría y sus modificaciones por escrito, efectuando las referencias correspondientes.

• Contendrán índices, referencias, cédulas y resúmenes adecuados.

• Estarán fechados y firmados por la persona que los prepare.

• Constituirán un registro del trabajo efectuado por los auditores.

• Se limitarán a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir con los objetivos del trabajo encomendado.

• Deberán ser preparados en forma ordenada y legible, pues de lo contrario podrían

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