Papeles De Trabajo

El legajo de los papeles de trabajo, por su naturaleza y contenido, es el aspecto fundamental para elaborar el dictamen de auditoría, y su uso es confidencial y exclusivo del auditor de sistemas.

A continuación presentaremos una propuesta para integrar estos papeles:

 Hoja de identificación

Representa la parte frontal del legajo de papeles de auditoría de sistemas computacionales; contiene los datos de identificación y puede ser una carátula formal empastada o simplemente una portada de cartón o papel corriente, al menos debe incluir los siguientes datos:

Nombre de la empresa responsable de llevar a cabo la auditoria:

Se escribe el logotipo y la denominación de la firma encargada de la evaluación (en el caso de ser auditoría externa) o el nombre de la empresa y del área de auditoría interna.

Identificación del legajo de papeles de trabajo:

Nombre que se le da al documento y que sirve para hacer constar que se trata de la documentación que confirma la realización de la auditoria de sistemas.

Nombre de la empresa o área de sistemas auditada:

Nombre de la empresa sujeta a auditoria de sistemas o del área de sistemas donde se está practicando la evaluación, si se tratase de una auditoría interna.

Periodo en que se realizó la auditoria:

Se incluye desde la fecha en que inició la auditoria de sistemas hasta su finalización. Puede presentarse con el formato día (números), mes (letras), año (cuatro dígitos).

Puesto y cargo del responsable de realizar la auditoria:

Se escribe el nombre completo del auditor y cuando se trata de un grupo figura únicamente el nombre del responsable de conducir la auditoria; aunque existe la opción de incluir a todos los integrantes.

Fecha de emisión del dictamen final:

Es la fecha de presentación del dictamen final de auditoría específicamente aquella en que es entregado el resultado de auditoría.

 Índice del contenido de los papeles de trabajo

Acá se hace la descripción detallada y se pagina el contenido total de los papeles de trabajo, con el propósito de identificar rápidamente la página en donde se encuentra cada una de las partes que integran este legajo de papeles.

 Dictamen preliminar (borrador)

Contiene un resultado preparatorio de la evaluación del área de informática, del sistema auditado, de la función específica de dicha área o de cualquier otro aspecto relacionado con los sistemas de institución. Debemos señalar que este documento es un bosquejo en el cual se indican las desviaciones encontradas y el llamado dictamen (juicio) que hace el auditor de lo que encontró durante su revisión.

 Resumen de las desviaciones detectadas

Constituye otro de los documentos importantes que el auditor debe incorporar en el legajo de papeles de trabajo y no es más que la copia de los documentos originales o en algunos casos el borrador de las desviaciones consideradas importancia relativa encontradas en la evaluación. El auditor puede presentar tales desviaciones en un formato como el presentado a continuación:

 Situaciones encontradas

En esta parte se detallan los manuscritos de todas las situaciones detectadas en la ejecución de la auditoria; separando en situaciones encontradas, causas que los originan y las posibles soluciones. También se escribe el responsable de solucionarlas y las fechas de solución para cada causa.

 Programa de trabajo de auditoría

Es el documento formal (por escrito) de los planes, programas y presupuestos hechos para el control y desarrollo de la auditoría; este documento se elabora en un formato especial o en una grafica en la cual se anotan las etapas y actividades para la evaluación, así como los tiempos para llevarla a cabo; también se anotan los recursos disponibles para realizar todas esas actividades.

 Guía de auditoria

Este documento es fundamental para desarrollar bien una auditoria, porque es una herramienta auxiliar para el trabajo del auditor y debe contener una descripción detallada de todos los puntos importantes a auditar. Ejemplo:

 Inventarios

Herramienta que el auditor utiliza para contar los elementos que existen en el área que va evaluar, según los equipos, artículos o partes del sistema que se traten; además, con la información que obtiene puede comparar lo que debería existir y lo que realmente existe de los elementos que se están inventariando; con ello puede comprobar que la guarda y custodia de los bienes de la empresa sean adecuados.

A continuación presentaremos los principales inventarios para el área de sistemas:

 Inventario de software;

 Inventario de hardware;

 Inventario de bases de datos e información de la empresa;

 Inventario de proyectos y desarrollos computacionales;

 Inventario de puestos de trabajo en el área de sistemas;

 Inventario de reportes de pruebas y resultados; entre otros.

 Respaldo de datos (BACKUPS), información y programas de aplicación de auditoria

En una auditoria de sistemas el respaldo de datos es elemental debido a que los sistemas computacionales tienen características específicas respecto a la forma de captura, almacenamiento y emisión de información.

En este tipo de auditoría los papeles de trabajo adquieren una manera diferente de presentación a la tradicionalmente conocida, evidenciada en la forma como se archiva la información y por la cantidad, periodicidad y utilidad de la información que será documentada.

De ahí se deriva lo esencial que resulta para un auditor de sistemas tener conocimientos sobre como capturar, extraer y archivar esa información valiéndose de medios electromagnéticos de captura y lectura de información.

 Otros documentos que debe contener el legajo de papeles de trabajo de la auditoría.

Hemos señalado que el responsable de la auditoría de sistemas es quien debe identificar el contenido y la forma de guardar los papeles de trabajo, y debe hacerlo de acuerdo con las necesidades específicas de evaluación. A continuación se presentan algunos otros documentos que debe contener el citado legajo:

* Estadísticas y cuadros concentradores de información;

* Anexos de recopilación de información;

* Testimoniales, actas y documentos legales de comprobación y confirmación;

* Análisis estadístico de resultados, datos y pruebas de comportamiento del sistema.

 Claves de auditor para marcar los papeles de trabajo

Son las marcas de carácter informal que utiliza exclusivamente el auditor o el grupo de auditores que realizan la auditoría, con el fin

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