Planificación Administrativa

TEMA III

I. Definición de Planificación

La Planificación es seleccionar la información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.

II. Características de la Planificación.

Las características más importantes de la planificación son las siguientes:

1) La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

2) La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.

3) La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

4) La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

5) La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

6) La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

7) La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

8) La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.

9) La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones - organización, dirección y control - sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

10) La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

11) La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

III. Importancia de la Planificación

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio.

IV. Necesidad de la Planificación

Un concepto que subyace detrás de la conveniencia y utilidad de elaborar un plan es la necesidad de la planificación. La planificación, y por consiguiente el plan de empresa es necesaria para:

o Tener claros los objetivos y a donde se quiere ir.

o Orientar las acciones hacia el cumplimiento de dichos objetivos.

o Asignar las responsabilidades para que se sepa quien tiene que llevar a cabo cada acción.

o Aprovechar mejor las oportunidades.

o Prever las circunstancias y actuar en consecuencia. Reaccionar mejor y a tiempo.

o Coordinar las actividades.

o Asignar los recursos y tenerlos preparados y dispuestos.

o Ayudar a aunar y compartir los objetivos y por tanto los intereses.

o Evitar acciones no deseadas, conflictos e interpretaciones erróneas o no alineadas con el propósito perseguido.

o Ayudar a crear métodos y disciplinas de trabajo.

• Permitir una visión global mas clara y resumida de la empresa

V. Proceso de la Planificación

• Descubrir la oportunidad: no es necesario inventar algo nuevo, sino estar alerta a las nuevas oportunidades que se nos pueden presentar. Muchas veces podemos tomar una idea o producto existente, y a partir de estos desarrollar una innovación o valor agregado, complementándolo o diferenciándolo. También se puede buscar una manera diferente de realizar algo ya existente, o que no se ha desarrollado adecuadamente.

• "Pulir" la idea: a veces las ideas son un diamante en bruto, y es necesario pulirlas y verificar si realmente puede llevarse a cabo, si es rentable y satisface una necesidad concreta.

• Costos e Ingresos: como primer paso debemos analizar cuál será el costo del proyecto, lo que nos ayudará a determinar cuál es el capital que necesitamos para llevarlo a cabo y el tiempo

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