Procedimientos

Procedimientos

Las empresas tienden a establecer procedimientos, para regular las actuaciones de todos los empleados que la componen. Los procedimientos son aplicables las decisiones de tipo rutinarias. Los procedimientos son todas las actividades que realizan los empleados de los departamentos y que están soportadas por diferentes conocimientos y teorías de las profesiones.

Se puede tomar como concepto de procedimientos que son un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones:

1. Consistencia en la actuación ante situaciones similares.

2. Reglamentación de la actuación de los empleados.

3. Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

Importancia de los procedimientos

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) los procedimientos son importantes, ya que "representan a la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización".

Objetivo de los procedimientos

El principal objetivo de toda organización es funcionar con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo. Es por ello que implementan los procedimientos. Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero".

Clasificación de procedimientos

Dentro de las organizaciones se pueden clasificar dos tipos de procedimientos, como lo son:

1. Procedimientos Contables: son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se puede establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Se pueden dar como ejemplos de procedimientos contables, los siguientes:

• Recepción de inventario,

• Ventas de productos,

• Registros de estimaciones, y

• Destrucción de inventarios.

2. Procedimientos No Contables: son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.

Algunos procedimientos de este tipo son:

• Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente,

• Procedimientos para contrataciones de empleados,

• Procedimientos para cambio de horario laboral, y

• Procedimientos para tramitar reclamos de clientes.

Para identificar estos procedimientos es importante realizar las siguientes preguntas:

• ¿Quién realiza la actividad?

• ¿En qué tiempo la realiza?

• ¿Cuál es el costo de la actividad?

• ¿Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?

• ¿Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles?

Elementos de los procedimientos

Para alcanzar el objetivo perseguido se deben cumplir con los siguientes elementos en el establecimiento de los procedimientos a seguir, como lo son:

• Planear: Diseñar estrategias y procesos para lograr la meta establecida por la organización con un tiempo definido, dando claridad a las acciones a realizar.

• Organizar: Dar un orden lógico a las acciones implantadas en la etapa de planeación para el cumplimiento de los procesos administrativos.

• Dirigir: Liderar un equipo de trabajo dando pautas especificas, logrando de esta manera los resultados esperados, estimulando el sentido de pertenencia por parte de todos los empleados de la organización.

• Controlar: Es la medición y evaluación de los procesos administrativos llevado a cabo en la organización identificando falencias y oportunidades, con el fin de tomar acciones correctivas y un plan de mejor.

Características de los procedimientos

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

• No son sistemas, ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

• No son un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

• No son una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

Técnicas para comunicar y documentar las decisiones impuestas en los manuales de procedimientos

Las más comunes para dar a conocer la implantación de los manuales de procedimientos, los más importantes son memorándums, instructivos, circulares y narrativos.

1. Memorándums: son comunicaciones internas, que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre errónea de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándums, pero lo correcto es expresar de forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándums.

Tipos de Memorándums

• Informativo:

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