Propuesta Tecnica SOW

3.2. PROPUESTA TÉCNICA

A. EL OBJETO DE LA PROPUESTA

Esta propuesta está orientada a resolver las necesidades de mantenimiento integrado e integral que se compone de las acciones preventivas, correctivas y de respuesta a emergencias en los 11 módulos de servicios para atender los 1283 sitios de torre en el suroccidente colombiano.

El propósito de esta propuesta es que XXX como COOPERADOR aliado de YYY ejecute los servicios de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, atención de emergencias, acompañamientos, ejecución de órdenes de ingeniería, movimiento de equipos para los subsistemas de: Sistemas de Puesta a Tierra, Protecciones, Media y Baja Tensión, Grupo Electrógeno, Aire Acondicionado, Bancos de Baterías, Rectificadores, Acceso (2G, 3G, 4G), Transmisión (Microondas Terrestres y Satelitales, Fibra Óptica), Podas, Fumigaciones, Auditorias en Sitio, dispositivos de medición de calidad del servicio de comunicaciones (Sondas), Arreglos Locativos, Obras Civiles y Mantenimiento de Torres, en los sitios de nuestros clientes garantizando la continuidad del servicio y correcto funcionamiento a lo largo del territorio nacional.

XXX como COOPERADOR prestará dichos servicios de manera integral asegurando todos los recursos necesarios para realizar la ejecución de las actividades y cumplir con los requerimientos establecidos en el documento SOWCOL1215072102XLA.

El objeto en suma es atender los servicios de mantenimiento y reacción (emergencias) que sean necesarios -programados o no- para que los sistemas de telecomunicaciones de las 1283 torres funcionen y estén disponibles 7x24x365.

Este objeto incluye la planeación, reacción, gestión, control y evaluación de un sistema de respuesta que XXX dispondrá en común acuerdo con YYY, a fin de que los sistemas funcionen a cabalidad.

El objeto de atención de esta propuesta por definición es complejo, sistémico y planificado-emergente, de lo cual se desprende que un proceso de atención deberá en todo caso integrar elementos que asuman estos rasgos como parte del modelo conceptual y operativo.

B. ESTRUCTURA DE GOBERNABILIDAD

XXX como COOPERADOR de YYY aplica un enfoque PMO que se basa en principios de gestión de proyectos y en metodologías y estándares de la ISO 9001:2008. Parte de esta estructura de gobernabilidad de proyecto, se fundamenta en el procedimiento de gestión y control de proyectos que ha formulado recientemente. La empresa cuenta con experiencia en manejo de plataformas de gestión de proyectos (PMO de Grupo Empresarial Coomeva). Una de sus directivas cuenta con entrenamiento en Organizational Project Management Maturity Model de PMI de la universidad ICESI.

La siguiente es la estructura gerencial del proyecto según oferta SOWCOL1215072102XLA, a fin de disponer de esquemas apropiados de comunicación y seguimiento con YYY.

• REPRESENTANTE LEGAL: Representado por el gerente general de XXX quien tienen bajo su cargo la gestión estratégica del ente COOPERADOR para satisfacer los requerimientos del proyecto. Hace el enlace con YYY para la administración global del servicio, de los temas contractuales, y de los procesos de facturación y conciliación, así como de los reportes sobre el desempeño y cumplimiento sobre el alcance de los trabajos ejecutados.

• GERENTE DE PROYECTO: Un Ingeniero de amplia experticia será asignado como gerente de proyecto para la Región Sur-Occidente. Administra y gestiona toda la operación regional, asegurándose de cumplir con entregables periódicos y variables del servicio. Hace el enlace con YYY para la administración y cumplimiento global del servicio. Canaliza todos los requerimientos realizados por YYY, mantiene información al día del estado de los trabajos, atiende las reuniones técnicas solicitadas por YYY, se asegura del cumplimiento del alcance de las actividades, y evalúa el desempeño y rendimiento operacional de las labores, asegurando calidad, seguridad en el trabajo, seguridad industrial, y protección medioambiental. Su disponibilidad es 7x24, 365 días al año.

• COMITÉ DE PROYECTO: Es una instancia colectiva que convoca a representante legal, directora administrativa, gerente de proyecto, coordinador operativo de servicios, profesionales responsables de SG-SST y Medio Ambiente, e Ingenieros de Campo. Este comité busca concertar decisiones que respalden la gestión adecuada del proyecto. En el comité se revisan los progresos, novedades y nuevas demandas del proyecto, para analizar situaciones y orientar decisiones. El líder del proceso es el Gerente del Proyecto, quien organiza la agenda y hace las recomendaciones debidas, y a su vez consolida las pautas definitivas asumidas. Se hace comité cada mes y en forma extraordinaria cuando se requiera. La intención del comité es alinear todos los procesos y recursos de la empresa para garantizar la operación del proyecto, siempre en concordancia con el ANS firmado.

• GERENTES DE ZONA: Son ingenieros con experticia en telecomunicaciones y sistemas de servicios. Harán la interfaz con YYY y representan al Colaborador en las zonas asignadas. Se han definido para el suroccidente dos zonas de atención operando desde la ciudad de Cali. dentro de sus actividades se encuentran sin limitarse a: canalizar todos los requerimientos realizados por YYY, mantener información al día del estado de los trabajos, atender a las reuniones solicitadas por YYY, asegurarse del cumplimiento del alcance de las actividades descritas en este documento, entre otros. La disponibilidad es 7x24, 365 días al año.

• COORDINADOR OPERATIVO DE SERVICIOS: Un colaborador hará las veces de coordinador operativo de servicios, quien se responsabiliza de programar, asignar y controlar los desempeños de los equipos de operarios; así como garantizar la respuesta oportuna a requerimientos de emergencias y atenciones especiales a requerimientos del cliente YYY. Este colaborador asegura responder a todos los requerimientos programados y las necesidades emergentes de YYY. Se apoya en los ASESORES DE SERVICIOS que XXX tiene asignados en . Conoce todo el movimiento operacional y logístico de los equipos de operarios, así como su distribución geoespacial según tipo de torres y complejidad de los trabajos. Realiza comunicación permanente 7x24 con los equipos de trabajo de campo (cuadrillas), reconociendo el estado de cada trabajo en tiempo real. Controla por software de gestión de mantenimientos (preventivos/correctivos) los procesos de asignación, ejecución y cierre de órdenes de trabajo. Realiza cuadros de análisis de productividad y desempeño por cuadrilla y por hombre. Establece comunicación directa e inmediata con Gerente de Proyecto para informar estado del arte de la operación, y ayuda a tomar decisiones que corrijan desviaciones operacionales.

• ASESORES DE SERVICIO IN HOME EN TORRE DE CONTROL: XXX asignará un conjunto de personal técnico apropiado para trabajar en modo ‘In House’ en las instalaciones de YYY quienes atienen de primera mano las solicitudes hechas por YYY desde la torre de control y hacen el correspondiente seguimiento de las OT hasta su cierre. Este personal trabajará en esta torre de control con una disponibilidad y presencia de 7x24, 365 días al año. YYY proveerá el acceso a la red, el puesto de trabajo y la computadora con las aplicaciones requeridas para el desempeño de las funciones especificadas. Se comunica con el Coordinador Operativo de Servicios, empleando medios tecnológicos apropiados.

C. ESTRUCTURA OPERATIVA

XXX. dispondrá de la operación de servicios FLM como se dispone en el documento SOW Parte 1, y seguirá los derroteros de la Operación tal y como se establecen en las responsabilidades de los once (11) módulos de actividades operativas (sección 6.1), y los trabajos técnicos pormenorizados (sección 7.0 y subsecuentes). Para ello dispondrá de la siguiente estructura operativa (ver figura 1).

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