Proyecto Tinta Continua

E

INTRODUCCION

n el mundo de los negocios existen empresas que han perdurado por años, empresas que son iconos de éxito y que con el simple nombre ya tienen un peso en el mercado, empresas que han sobrevivido a las guerras, a las recesiones económicas, a los avances tecnológicos, a la aparición de empresas nuevas con ideales diferentes y que aparentan entrar para quedarse, son empresas que se han adaptado a las necesidades de las personas sin perder su esencia, a estas empresas que han estado en pie durante más de 100 años yo las considero empresas grandes con sistemas sólidos y bien establecidos.

¿Cuál es entonces la diferencia entre estas empresas y todas las demás? ¿Cuál es el factor que influye en que una empresa perdure por años y se establezca como la mejor en su rama?

El libro “Empresas que perduran” de Collins y James habla de los principios que hacen una empresa como Procter & Gamble mucho mas grande que Colgate. Estos autores se dedicaron a hacer una investigación concienzuda para determinar cuáles son los factores que influyen para que una empresa grande se mantenga en la cima durante años. Entre muchos principios administrativos bien utilizados y el rompimiento de muchos paradigmas de las empresas habla de los sistemas sólidos que crean estas empresas y es precisamente el estudio de estos sistemas el material que ahora presentamos, en otras palabras, un manual de procedimientos que nos lleve a una rutina de trabajo siempre con la misma calidad y en el mismo orden sea quien sea la persona que lo ejecute.

¿Alguna vez has hecho una hamburguesa mucho más rica que las de McDonald’s? ¿Te has preguntado porque McDonald’s tiene cientos de miles de restaurantes en todo el mundo si sus hamburguesas no son tan buenas?

En una ocasión el genio de la idea del McDonald’s dijo: “mi negocio no es el de las hamburguesas, yo vendo sistemas”. No importa en qué parte del mundo te encuentres, tu entras a un McDonald’s y el servicio, el sabor, el olor y hasta el tiempo de espera siempre son los mismos. Eso es lo que hace un sistema solido. Eso es lo que hace un Manual de procedimientos. La calidad siempre es la misma y si cambia solo es para mejorar.

Como equipo hemos estudiado diferentes empresas y hemos decidido realizar este manual que contiene solamente uno de los tantos procedimientos en uno de los departamentos de TintaMax, empresa que está en proceso para la elaboración de uno propio. Incluimos también, para efectos del proyecto, algunas sugerencias en el procedimiento y, aunque sabemos que no es parte del manual, algunos puntos legales para poder anexar la materia de Derecho.

Sabemos que el sistema educativo nos entrena para ser los mejores empleados en las más grandes empresas. Para mí, este manual es una lección para llegar a ser un gran empresario, no un gran trabajador.

La justificación principal de este modesto trabajo, quizá pueda encontrarse en el hecho de que no es totalmente nuevo, el manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización. Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales. La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución. Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad. Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo,

...