REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA ALCALDIA MUNICIPAL BOLIVAR

DESARROLLO

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

1. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA ALCALDIA MUNICIPAL BOLIVAR

Alcaldía  Municipal Bolívar Santander,

Dirección: Calle 9 Nº 3-31

Cargo: Secretario General

Correo: secretariageneral@gmail.com

De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad

Correo:Sandia97@gmail.com

Para: Dependencia de contratación,  auxiliar administrativo       Fecha: Julio 20 de 2015

OBJETIVO:

Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad en los procedimientos de contratación de prestación de servicios de la entidad.

Alcance: Verificar la contratación  de prestación de los servicios de la Administración Municipal brindando el aseguramiento del control de la documentación y calidad de la misma

AUDITORIA

 Aplicación:

• Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos Alcaldía municipal Diciembre 20 de 2014

• Manual de calidad

• Manual de Documentos de Retención y Archivo

• Manual de Formatos y Registro

Tipo de Auditoria: Pre-auditoria, Seguimiento, mejora continua

Reunión de Apertura: 24 de Junio 2015 Hora 9:45 am Reunión de Cierre: 25 de Junio 2015 Hora 4:30 pm

Cordial saludo,

Me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento.

El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios de la Entidad, consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el , Asesor Jurídico y Auxiliar Administrativo de la dependencia de contratación, el día 20 de Junio del presente año, con una duración de 2 días, en las instalaciones de la alcaldía Municipal, dependencia de contratación . Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC  para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarnos.

Cordialmente: Gerencia de Calidad                                           Auditor Líder: José Luis Sandia  

Correo electrónico:sandia97@gmail.com

Experto Técnico Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al

E-mail sandia97@gmail.com

Cualquier duda comunicarse al celular: 3107829899.

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LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de calidad Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?: Si, claramente señaladas en el manual de calidad. Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados del laboratorio de Ensayos?: Si, no hay evidencia de la comunicación. Procedimientos operativos (Documentación nivel II): Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la realización de actividades?:Si Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos y procedimientos de laboratorio?: No, Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no se documenta Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III): Si Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de control de calidad?: No, Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de producción. Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si. Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

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