Realizacion De Una Reunion

REALIZACIÓN DE UNA REUNIÓN

CONDUCCIÓN DE REUNIONES

TAREA 3

AMANDA GARRIDO PEÑAS

REALIZACIÓN DE UNA REUNIÓN

DEF: “Una actividad que se genera en una situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que tiene un objetivo especifico”

Partiendo de la definición de reunión, vamos a realizar un supuesto de reunión de trabajo con los educadores de la escuela infantil en la que trabajo, para la planificación, diseño y reparto de tareas de la fiesta fin de curso.

En primer lugar se ha analizado la necesidad de realizar la reunión y si, es necesario realizarla ya que es algo que nos involucra a todos y la necesidad de llegar a un acuerdo y exponer los diferentes puntos de vista.

Los participantes de la reunión serán 8 educadores y el director de la escuela infantil.

ANTES DE LA REUNIÓN: LA PREPARACIÓN

1-OBJETIVOS Y MOTIVOS DE LA REUNIÓN

El objetivo principal de la reunión es la realización de la fiesta fin de curso.

En ella llegaremos a un acuerdo sobre las actividades que se realizaran, material necesario, reparto de tareas y elección de las horas en que se realizará la fiesta (que permita a los padres asistir sin dificultad, evitando horarios de trabajo…)

2-MATERIAL O DOCUMENTACIÓN DESTINADO A LA REUNIÓN

En cada mesa se dejarán unos folios en blanco y un bolígrafo para la realización de anotaciones, así como un breve resumen de actividades que se han realizado años anteriores para intentar no repetir o repetir cosas que han funcionado bien otras veces.

3-REALIZAR CONVOCATORIA

La convocatoria es para los educadores del centro y el director.

La convocatoria será colocada con tres semanas de antelación en un corcho designado para ubicar este tipo de anuncios.

Si hay algún despistado/a días antes de la reunión se enviará un correo electrónico a cada uno

Ejemplo convocatoria

REUNION PREPARACION FIESTA FIN DE CURSO

Se convoca a todos los educadores de la escuela infantil a la reunión a celebrar el viernes 30 de mayo de 2014, a las 16:00 horas, en la sala multiusos al lado de la salida al patio, con objeto de tratar la organización de la fiesta fin de curso. (Duración aprox 2 horas) SE RUEGA PUNTUALIDAD.

Orden del día:

-Fijar horario de la fiesta

-Actividades a realizar en la fiesta y material necesario

-Reparto de tareas y cometidos

-ruegos y preguntas

DIRECTOR COORDINADOR

4-AYUDAR A CREAR UNA BUENA ATMOSFERA Y DINAMICA GRUPAL

La reunión se celebrara en la sala multiusos, es un lugar que está adaptado al número de participantes, donde contaremos con mesas y sillas para todos/as (con folios, bolígrafo y un botellín de agua), bien iluminada y con una temperatura agradable.

Las mesas y sillas estarán colocadas en círculo, ya que este tipo de disposición permite el contacto visual y facilita la comunicación y dialogo.

Se contará también con una gran pizarra donde hacer anotaciones.

Resaltar que es una reunión amigable e informal, en un ambiente cordial es más fácil la consecución de objetivos.

DURANTE LA REUNION

1-FORMA DE INICIAR LA REUNION

El coordinador de la reunión intenta dialogar con los participantes, acerca de:

-Aspectos que han funcionado en otras reuniones

-Qué les gustaría obtener de la reunión….

Esta actitud hace sentir a los participantes que su aportación significa algo y marca un poco el modo de proceder en la reunión.

Comienza la reunión

Los participantes entran en la sala y esperan a que uno de los responsables de la reunión tome la palabra, en este caso es el director.

Motivación por parte de éste ultimo a los participantes, haciéndoles saber lo importante de su participación para la organización de la fiesta y que pone a su disposición los medios materiales de que dispone la escuela y una pequeña cantidad de dinero que se reserva para esta ocasión….

Remarca lo importante que es la fiesta para la ilusión de los niños y de las familias…

Una vez que se establece el ambiente adecuado y se fomenta la participación…

2-PRESENTACION DE LOS TEMAS A TRATAR

El coordinador de la reunión es la persona que hace la presentación de los temas a tratar y encargado de hacer las anotaciones pertinentes.

En este caso es la preparación de la fiesta fin de curso.

-Horario de la fiesta

-Actividades que se van a realizar y materiales necesarios

-Reparto de tareas y cometidos

El coordinador intentara delimitar cada tema, exponiéndolo de manera clara, concisa y comprensible para todos/as y de forma atractiva e interesante.

3-FORMA DE DIALOGAR

La manera de discusión que hemos utilizado ha sido “La mesa redonda” que ha facilitado la participación de todos/as miembros de la mesa y permite el intercambio fluido de ideas.

El tiempo para la discusión ha sido de 80 min.

4- CALIDAD DE LA COMUNICACIÓN Y DE LA REUNIÓN

Al ser un grupo pequeño y personas con gran afinidad y amistad entre nosotros/as la forma de dialogar ha sido mas ágil y amistosa.

Hemos encontrado roles facilitadores o colaboradores y no boicoteadores o negativos.

El coordinador de la reunión ha sido el encargado de animar

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