Reglamento General De Archivo

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación

mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

«ARTICULO 6°. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos históricos especiales»

«ARTICULO 66. Divulgación del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existirá al menos un ejemplar del presente reglamento a disposición del público. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figurarán en lugar visible al público, en las Salas de Investigación y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad..»

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION 9

INTRODUCCION 13

Antecedentes 13

Organización del Documento 14

Consulta 16

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS 17

Parte Preliminar 18

Disposiciones Generales 19

Parte I. Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría 21

Parte II. Organización y Funcionamiento de los Archivos

y Servicios Archivísticos 23

Capítulo I. Gestión de Documentos 23

Capítulo II. Estructura de los Fondos 25

Capítulo III. Entrada y Salida de Documentos

en los Archivos 25

Capítulo IV. Descripción de los Documentos 27

Capítulo V. Acceso a los Documentos de Archivo 27

Capítulo VI. Reprografía de los Documentos 30

Capítulo VII. Conservación de los Documentos 31

Capítulo VIII. Disposiciones Varias 33

Parte III. Glosario 33

BIBLIOGRAFIA 47

ANEXOS 49

ANEXOS

1. Normas Constitucionales de importancia para los archivos

2. Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones

3. Decreto 1777 de 1990 por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990 sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación.

4. Decreto 163 de 1992 por el cual se aprueba el Acuerdo 05 de 4 de junio de 1991 sobre la adopción de su estructura interna y se determinan las funciones de sus dependencias.

5. Decreto 1382 de 1995 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones

6. Decreto 998 de 1997 por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva

7. Acuerdo 09 de 1995 por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995

8. Acuerdo 12 de 1995 por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos: Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría

9. Acuerdo 002 de 1996 por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995 que modifica el Acuerdo 07 de junio de 1994

10. Acuerdo 006 de 1996 por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación

11. Acuerdo 011 de 1996 por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos

12. Acuerdo 02 de 1997 por el cual se prorroga el plazo de presentación de las tablas de retención documental de los organismos nacionales del sector central al Archivo General de la Nación

13. Índice Temático

PRESENTACION

La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor.

La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos.

La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cómo la permanente preocupación por la normatividad, la legislación y los reglamentos, se genera por la naturaleza jurídica de los documentos y del valor probatorio y testimonial que se les ha reconocido a lo largo de los siglos.

El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del concepto mismo del poder público.

En los inicios de los tiempos modernos uno de los primeros reglamentos de archivo fue el de la Corona de Aragón expedido en 1384. A partir del siglo XVI, con el surgimiento y la consolidación del Estado-Nación la necesidad de una legislación archivística fue más evidente y sentida.

El principio de libre acceso a los archivos públicos que definiera la Asamblea Nacional Francesa en tiempos de la Revolución, hizo más perentoria una legislación concebida como un ordenamiento de interés público y un precepto social teniendo en cuenta la importancia de los archivos para la sociedad en su conjunto.

De esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior. En efecto, el Estado como expresión política de la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte. La documentación que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad.

El acceso a la información y a los documentos públicos que consagran las leyes fundamentales de los sistemas democráticos tanto como el flujo informativo de la propia administración, hacen que la relación entre Estado y sociedad sea más dinámica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad.

La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una mayor participación ciudadana en la vida política, hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la comunidad nacional.

De lo anterior se deriva la necesidad de disponer de una legislación con

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