La Ley General de Archivos

GENERALIDADES

La Ley General de Archivos 594 de 2000 - señala, entre otros aspectos, que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

De conformidad con la misma Ley, los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora y por tal razón se establece la obligatoriedad de la creación de archivos en las entidades públicas, responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos; y que el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Este documento establece los principales aspectos técnicos, económicos, financieros, legales, contractuales, entre otros que el ICETEX considera, el Oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta. El documento debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. El orden de los capítulos, numerales y cláusulas no debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos. Es responsabilidad del oferente examinar todas las instrucciones y especificaciones contenidas en estos términos de referencia.

La Ley 594 de 2000 estableció en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, el artículo 14 ibidem por su parte señaló los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.

El Oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta, la normatividad aplicable en especial la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se expide la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, y el Acuerdo 027-2006 que modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos y demás normas concordantes.

CAPITULO I

ANTECEDENTES

El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” – ICETEX, nació el 3 de agosto de 1950 e inició labores el 22 de octubre de 1952, bajo el mandato del Dr. Gabriel Betancur Mejia, cuyo objetivo es el de fomentar y promover la educación superior a través del otorgamiento de créditos educativos y su recaudo, con recursos propios o de terceros, a la población con menores posibilidades económicas y buen desempeño académico, mediante créditos, así como a través de la canalización de otros recursos y oportunidades nacionales e internacionales, de acuerdo con las políticas, planes y programas trazados por el Gobierno Nacional.

Desde el año 2002 la entidad viene organizando su memoria institucional de 53 años de existencia, y por ello a partir del año 2003, formuló el proyecto de organización y centralización del archivo del ICETEX y para ello se solicitó la asesoría al Archivo General de la Nación, de donde surgió la acción de organizar los fondos documentales acumulados.

A partir del año 2003, El ICETEX, inició el Proyecto denominado Modernización de la Gestión Documental en el ICETEX para organizar los Archivos de Gestión y Central de la Entidad, así como mejorar los procesos de correspondencia, con el propósito de prestar el apoyo logístico en el desarrollo de las funciones institucionales, ofreciendo un servicio rápido y efectivo en beneficio de la entidad, de manera que la misma pueda dar respuesta inmediata a los requerimientos propios de su quehacer y para que la Gestión Documental se convierta en herramienta principal de todos los procesos, programas y proyectos del ICETEX.

A título de antecedentes y para conocimiento del cliente por parte de los oferentes, en el marco del proyecto se han realizado las siguientes actividades:

Inventario de los fondos documentales de las Direcciones Territoriales pertenecientes a las series de:

HISTORIAS LABORALES: A través de las Circulares No. 027, 032 y 033 de junio 26 de 2003, julio 11 de 2003 y julio 18/03 se dieron instrucciones para diligenciar el Formato Único de Inventario documental a las direcciones Territoriales y a las oficinas regionales para relacionar y enviar, a través de Adpostal, las Historias Laborales de los funcionarios y exfuncionarios, lo anterior en cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública. “Organización de las historias laborales.” “(…) Aprovechando el proceso de organización archivistita que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del archivo General de la Nación y dada la importancia legal y carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas”

CARPETAS DE CRÉDITO QUE SE ENCUENTRAN EN ETAPA DE AMORTIZACIÓN: Circular 6 de octubre de 2003, y Circular No. 037 de Septiembre 30 de 2004, donde se establecen lo lineamientos generales de organización.

Se conformo el equipo humano para la organización del Archivo, vinculando a un experto en bibliotecología y Archivística y 12 contratistas.

VIDEO CONFERENCIA esta actividad se realizó para el manejo de los Archivos y el diligenciamiento de formatos para los fondos documentales, dirigida a las direcciones Territoriales, bajo la asesoría del Archivo General de la Nación en septiembre 19 de 2003.

TITULOS VALORES Se emitió la circular 034 de julio 30 “Inventario y Remisión de Pagares”, con el fin de centralizar los títulos valores y se dieron instrucciones para su envió en tulas a través de Adpostal y con su correspondiente relación.

BASE DE DATOS DE INVENTARIOS DE TITULOS VALORES: Una vez recibidos los títulos valores, se procedió a la apertura, verificación de información, levantamiento de Acta, organización, codificación, grabación en la base de datos y ubicación física en la bóveda. Actualmente el ICETEX cuenta con una base de Datos de Inventario de títulos valores para consulta de más de 236.000 títulos valores.

SISTEMA DE CODIFICACIÓN DEPENDENCIAS: Circular No. 009 de marzo de 2005, en la cual se informa a todos los directivos de la expedición

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