Resumen Ley 594 Del 2000

LEY 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

EL CONGRESO DE COLOMBIA

DECRETA:

TITULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y

PRINCIPIOS GENERALES.

La función de esta Ley es establecer las reglas y todo lo concerniente a la función archivística del Estado Colombiano. Esta se aplica a la administración Pública, a las Entidades Privadas que tienen funciones públicas y otros organismos.

Definiciones:

Archivo: Es un conjunto de documentos que se acumulan en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada. También puede ser la institución que está encargada de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público: Son los documentos que le pertenecen a entidades públicas o privadas que prestan servicios públicos.

Archivo privado de interés público: es aquel que tiene un valor histórico dado por el legislador, y representa un interés para todas las personas por tener este un carácter cultural, científico e investigativo.

Archivo total: es el proceso integral del ciclo vital de los documentos.

Documento de archivo: es el registro de información que recibe o produce una entidad pública o privada en sus funciones o actividades.

Función archivística: son las actividades relacionadas con la función de archivar, esta función abarca la creación del documento, la eliminación o su conservación.

Gestión documental: Es el conjunto de actividades administrativas que consisten en planificar, organizar y manejar la documentación que las entidades reciben o producen, con el fin de facilitar su uso y su conservación.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: son los medios que contienen la información según los materiales que se usan, pueden ser sonoros, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos.

Tabla de retención documental: listados de series con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asignan el tiempo de permanencia en cada ciclo vital del documento.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Los principios generales que rigen la función archivística son:

Fines de los archivos: es disponer de la información organizada con el fin de que esta sirva en la administración de servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Importancia de los archivos: son importantes para la administración y la cultura porque ellos sirven para tomar decisiones pues tienen la función de ser antecedentes.

Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos institucionalizan cualquier decisión administrativa y los archivos son esenciales para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia, son testimonio de los hechos y de las obra, documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Dirección y coordinación: El Archivo General de la nación es la entidad encargada del direccionamiento y coordinar la función archivística, esta va de la mano del Estado para salvaguardar el patrimonio documental de la nación.

Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.

Modernización: El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información

Función de los archivos: Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Manejo y aprovechamiento de los archivos: Los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad.

Interpretación: Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política.

T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES

El Sistema Nacional de Archivos Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, las cuales promueven el desarrollo de centros de información. Al Sistema Nacional de Archivos lo Integran el Archivo General de la Nación, el cual orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos; los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los Archivos Privados también hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralizada administrativamente y operativamente, también bajo los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad. Buscará esencialmente que la función archivística sea moderna y homogénea y propiciará la cooperación e integración de los archivos.

Los proyectos de las instituciones del Sistema Nacional de Archivos se acordarán y ejecutarán según la normatividad y los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.

Las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivos, según su función llevará a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, de la siguiente manera:

La planeación y programación la formulan las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; también, La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio; de otro lado, la ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; como

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