SINTESIS LEY 594 2000

LEY 594 DEL 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

EL CONGRESO DE COLOMBIA

DECRETA:

TITULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

ARTICULO 1. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.

ARTICULO 3. Definiciones.

Archivo: Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, conservados respetando un orden para servir como testimonio a las personas o entidades como fuentes de historia.

Articulo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la historia, la ciencia o la cultura es declarado de interés público.

Archivo total: Hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística: comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación.

Patrimonio documental: Documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: Fuente primaria de la información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTICULO 4. Los principios generales son los siguientes:

* Fines de los Archivos: es el de disponer la documentación para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

* Importancia de los Archivos: son importante porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.

* Responsabilidad: son responsables de la organización, conservación uso y manejo de los documentos.

* Dirección y coordinación de la fuente archivista: El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política.

* Administración y acceso: es una obligación del estado la Administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos.

* Racionalidad

* Modernización:

ARTUCULO 4. Los principios generales que gobiernan la función archivística son: fines de los archivos. El interés principal de los archivos es disponer de la documentación organizada, para que la información institucional se pueda recuperar para que sirva como fuente de historia y para el servicio ciudadano Los archivos cumplen con los fines del estado como son servir a la comunidad y garantizar derechos y deberes que se encuentran en la constitución. Los archivos son importantes para la administración y la cultura ya que los documentos so0n esenciales para la toma de decisiones en la sociedad, cuando pasa su vigencia estos documentos son potencialmente patrimonio cultural, los documentos institucionalizan las de cisiones administrativas y os archivos constituyen un herramienta indispensable para la gestión documental son testimonio de los hechos y de las obras; documentan a las personas los derechos y las instituciones.

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5. Este artículo comenta la protección de los documentos importantes de la nación, la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos.

Buscan también salvaguardar el patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información de los archivos y documentos.

ARTICULO 6. Este articulo dicta el objetivo de diseñar un programa con la entidades del sistema de archivos, con esto se quiere llegar a una planeación de acciones de asistencia técnica y un seguimiento del mismo.

Esta planeación

Se llevara a cabo con las instituciones archivistas de acuerdo con el plan nacional de desarrollo y los planes sectoriales del ministerio

TITULO III

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

ARTICULO 7. Este artículo comenta la clasificación de los archivos que son archivo general de la nación, archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito.

Parágrafo: el archivo general de la nación tendrá descritas sus funciones en la ley 80 de 1989 en el decreto 1777 de 1990

ARTICULO 8. Los archivos territoriales son archivos de entidades del orden nacional, archivos de entidades del orden departamental, archivos de entidades del orden distrital archivos de entidades del orden metropolitano archivos de entidades del orden municipal archivos de entidades del orden local archivos de la nuevas entidades territoriales.

ARTICULO 9. Los archivos según la organización del estado que son archivos de la rama ejecutiva archivos de la rama legislativa archivos de la rama judicial.

ARTICULO 10. Obligatoriedad de la creación de los archivos .La creación de los archivos contemplados en los artículos anteriores (8 y 9) de esta ley.

TITULO IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ARTÍCULO 11. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

ARTÍCULO 12. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 13 La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

ARTÍCULO 14. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.

ARTÍCULO 15. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos

...