Seguimiento De Informe

UNIDAD II

PROCESO PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2.4 SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

2.4.1 Seguimiento de la auditoria

El seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la empresa.

Es pertinente que el auditor no ejerza una presión excesiva para que esta etapa se agilice, ya que esto podría provocar incomodidad o molestia, y finalmente es la organización la interesada en mejorar.

Por lo general, resulta más saludable que el seguimiento lo practique personal ajeno al que participo en la auditoria, ya que esto permite que haya rotación del personal auditor y que quienes venían haciendo la evaluación tengan oportunidad de iniciar una nueva, sin deslizarse por completo para atender la solicitud de cualquier aclaración.

Asimismo, es recomendable que el auditor no se involucre en esta fase al grado de encargarse de las operaciones como si fuese un empleado de línea y descuidar por ello su tarea de corroborar lo realizad0o hasta ese momento en relación a lo expuesto en el informe.

También llega a presentarse el otro extremo, que es un comportamiento frio y rígido por parte del auditor, quien se aboca solamente a verificar y observar las acciones de la organización y el grado en que estas solucionan las deficiencias previamente reportadas. El auditor debe permitirse brindar apoyo administrativo, siempre y cuando no deje de cumplir con su misión.

Por su parte, el personal auditado deberá reportar lo que ha realizado en relación a lo indicado en el informe o, en un momento dado, expresar alguna aclaración al respecto.

De la labor de seguimiento se preparara un informe o reporte de lo que se ha corroborado y se informará a quien corresponda; esto en ocasiones forma parte de otra auditoria.

Seguimiento de recomendaciones

HOJA____________________________________________DE____________________

NOMBRE DE LA EMPRESA_________________________________________________

ELABORÓ_____________________________________________________________

REVISÓ_______________________________________________________________

FECHA_______________________________________________________________

NÚM.

RECOMENDACIÓN

MEDIDA

CORRECTIVA

REPLANTEAMINETO

RESPONSABLE FECHA

PREVISTA

DE SOLUCIÓN

Los formatos para este tipo de casos consideran algunos campos como:

o Titulo

o Empresa

o Área

o Departamento

o Número

o Recomendación

o Medida correctiva implantada

o Replanteamiento

o Responsable

o Fecha prevista de solución

o Auditor encargado

o Fecha

Una situación anormal seria que al efectuar el seguimiento el auditor se encontrara con la novedad de que no se ha atendido ninguna observación, situación que se consideraría como una actitud de indiferencia a lo comentado en su momento en el informe, a no ser que exista una razón que lo justifique.

2.4.2 Oportunidad en la actividad de seguimiento

La actividad de seguimiento requiere ser programada, aunque no existe un tiempo establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleve a cabo en el corto o mediano plazo o que se decida omitirlo, dependerá de la naturaleza del tema evaluado y la relevancia o gravedad de las recomendaciones señaladas en el informe; lo que sí no es aplicable es mantener esta actividad en forma permanente, ya que se desviaría de su propósito original.

Realizar esta actividad en forma inmediata definitivamente facilita su desahogo en lo general, ya que las partes tienen todavía presente lo que se trató en el proceso de evaluación. De hecho hay recomendaciones que son tan explícitas que su aplicación no representa ningún obstáculo y que se espera que la organización las capitalice de manera inmediata.

Es conveniente no dejar pasar tiempo para constatar la actuación de la empresa, ni mucho menos olvidarse de ello, ya que se interpretaría como falta de atención y profesionalismo del auditor.

Aparte de la participación del auditor, también resulta benéfico para la organización instrumentar un mecanismo para verificar que las recomendaciones aceptadas se implementen y hacer que el personal involucrado participe, independientemente del nivel jerárquico que ocupe.

Si el personal que participa en una adecuación administrativa está convencido de que es algo favorable, operará con diligencia, sin burocratismos; pero si no lo cree así, se generarán contratiempos a veces insuperables.

2.4.3 Modalidades en la instrumentación del seguimiento

El seguimiento se representa al menos en tres modalidades claramente definidas, las cuales se describen a continuación:

Modalidades en la instrumentación del seguimiento

ACTUACIÓN DE LA EMPRESA

SEGUIMIENTO ESPECIFICO

NUEVA AUDITORIA

Es el seguimiento directo a lo planteado en el informe; es decir, que la organización implementa las adecuaciones o mejoras sin necesidad de ninguna otra intervención.

En esta modalidad se programa la visita específica del auditor a efecto de corroborar el avance en la implementación de las recomendaciones, o bien, se realiza al finalizar la evaluación.

Si al momento de hacer el seguimiento se observa que no han sido atendidas las recomendaciones o sólo se han implementado en forma parcial, se programa una nueva auditoría (posiblemente exhaustiva) sobre el área o hecho auditado para emitir una opción actualizada.

En este caso lo apropiado es comunicarle al auditor que se ha procedido a las enmiendas y que si lo desea puede acudir a verificarlo.

De la visita efectuada se genera información que se integra al resultado de la auditoria para culminar el tema tratado.

Naturalmente que en este caso la organización presta atención en esta indisciplina administrativa de la no acción.

Cabe señalar que la alta gerencia es la más interesada en que se implementen las recomendaciones para que se resuelvan vicios de funcionamiento que a la larga provoque mayores daños en la organización.

En ocasiones las recomendaciones se aceptan solo para cubrir un requisito formal y el personal auditado no las opera, situación que no es honesta y obstaculiza la finalidad de esta etapa.

También llega a suceder que le auditor complemente o cambie en determinado aspecto una recomendación previamente presentada,

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