Sistemas de Compras para El Instituto de Ferrocarriles del Estado.

1. Descripción del Problema

En Venezuela en los actuales momentos el Instituto de Ferrocarriles del Estado (I.F.E) lleva a cabo un Plan Ferroviario Nacional que tiene como meta la integración de las vías férreas con otros medios de transporte, lo que ayudará a unir eficazmente a los sectores de producción nacional, enlazando las ciudades más importantes del Centro, Oriente y Occidente del país.

Los ferrocarriles como sistemas de transporte representan para un país, la columna vertebral de su economía.  Es el eje de un sistema tan complejo y completo como lo es la industria del transporte.  Cuando un sistema de esta categoría logra engranar todos los mecanismos del transporte combinado, se podrá hablar del encaminamiento de una economía sana y rentable cónsona con el desarrollo socio-económico, cultural e industrial, lo que al mismo tiempo permite elevar el nivel de vida del hábitat en todos sus rangos.

El ferrocarril, como medio de transporte, siempre se ha posicionado en los primeros lugares por considerarse como una excelente opción económica-social-política y estratégica. Por esto, Venezuela durante los últimos años madura la idea de crear un medio de movilización de cargas y pasajeros que complemente la infraestructura vial existente.

Se proyecta la construcción de, aproximadamente, 4 mil kilómetros de vías férreas, a ser construidas en los próximos 20 años, conformado por los sistemas ferrocarrileros: Centro, Centro-Occidental, Oriental, Sur del lago zuliano, y sus lazos binacionales (Colombia y Brasil) con el Mercosur y la Comunidad Andina (CAN). El desarrollo y la ejecución de este Proyecto resulta esencial y prioritario para fortalecer programas de desarrollo económico, industrial y social en todo el territorio nacional.

Es importante que cada una de las Gerencias y Coordinaciones que integran el Instituto estén perfectamente engranada y organizadas para poder llevar a cabo sus funciones y alcanzar los objetivos que se propone el I.F.E.

La Coordinación de Administración y Finanzas  provee a la organización del apoyo administrativo requerido para el cumplimiento de sus funciones, mediante la planificación de los recursos financieros, el suministro de bienes y servicios, ordenación y emisión de pagos, facturación y cobranzas, entre otros.

Por lo tanto es primordial para dicha Coordinación desarrollar un proceso de compras lo cual les permita un procedimiento que conlleve a la adquisición de bienes y servicios para el Instituto el cual sea efectivo ya que se vienen presentado una series de contratiempos motivado a ciertos factores los cuales le han impedido a la unidad cumplir de una forma eficaz con sus objetivos.

Uno de estos factores ha sido el trato con los proveedores por lo cual se hace fundamental según las necesidades de insumos, consumos y materiales que se necesiten en el I.F.E., identificar cuáles de ellos están calificados e inscritos en la Institución y en los demás entes gubernamentales. Lo que trae como consecuencia que los proveedores muchas veces no quieran trabajar con la Institución debidos a los trámites y papeleos que se les exige y a lo tardío en las emisiones de los pagos correspondientes.  

Para determinar si un proveedor clasifica en el portal del Servicio Nacional de Contratistas RNC si la empresa cumple con todos los requisitos para realizar actos de comercio con el Instituto.

Bajo este orden de ideas se hace necesario evaluar cuales son las necesidades de cada una de las áreas solicitantes de bienes y servicios, para luego establecer prioridades y verificar los requisitos de los posibles proveedores, y así evitar todos los trámites engorrosos y las tardanzas que se producen cuando se realizan las compras o se solicitan algún tipo de servicio lo que trae como consecuencia que las otras Gerencias del I.F.E se quejen de la lentitud de los procesos y que el departamento no cumple a tiempo con las solicitudes que se le hacen para proveer de materiales y servicios al I.F.E.

Esta investigación se orientará a buscar soluciones que permitan llevar a cabo todas las funciones del la unidad de compras del I.F.E. de una manera eficaz, efectiva  y en corto tiempo con herramientas que les permita prestar un servicio mucho mejor a todas las demás unidades que conforman el Instituto, permitiéndoles  agilizar los proceso y actividades.

1.2. Objetivos

1.2.1. Objetivo General

Se requiere por lo tanto recopilar información para comenzar una investigación con la cual se pueda  desarrollar un plan de acción que ayude a la organización, planificación y análisis por parte de los integrantes de la Unidad de compras  que les permita realizar una gestión efectiva  para llevar a cabo las compras o suministros de los bienes o servicios dentro de la Institución y así poder prestar un mejor servicios a las otra unidades, evitando las demoras y los contratiempos.

1.2.2. Objetivos Específicos

• Determinar los factores que intervienen en el proceso de compras de bienes y servicios.
• Identificar las posibles soluciones a los problemas que se le presentan a los analistas de compras para que puedan prestar un mejor servicio.
• Establecer lineamientos que permitan mantener una mejor relación con los proveedores.
• Evaluar la implementación de un plan de acción que permita a los analistas cumplir con sus funciones con calidad y de una manera efectiva
• Evaluar el proceso de compras ajustado a los lineamientos establecidos por el Instituto.

CAPITULO II

(MARCO REFERENCIAL)

2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Una investigación realizada por Alvarado Sandra (1999) la cual tituló “Lineamientos de Presupuesto para la Optimización del Proceso de Compras en las Pequeñas Empresas Adscritas a FUNDAPYME”. Para optar por el titulo de Licenciada en Contaduría Pública, en la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado". Esta investigación tiene por finalidad establecer los Lineamientos del Presupuesto para la Optimización del Proceso de Compras en las Pequeñas Empresas adscritas a FUNDAPYME, de acuerdo a las necesidades de la adquisición de materias primas y suministros, de tal forma que le permita el empleo adecuado de los recursos financieros, mediante el mejoramiento de las herramientas que le faciliten la toma de decisiones acertadas y así aumentar la eficiencia y optimizar sus costos operativos. La naturaleza de la investigación se ubica en la modalidad de diseño de campo de tipo descriptivo. La población está conformada por 102 empresas y una muestra seleccionada al azar simple de 17 empresas. La información se obtuvo por medio del cuestionario estructurado en respuestas abiertas, cerradas y conducidas, que contienen las variables manejadas en la investigación. La información fue procesada y tratada mediante las técnicas de análisis estadísticos porcentuales.

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