Vocabulario Archivistico

Importante este tema, por eso hago enfasis segun mis explicaciones e investigacion:

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.

2.Analisis De La informacion Recoplectada

3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)

• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Terminos Adicionales-Glosario:

ARCHIVO HISTÓRICO: Son los formados con Documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos. Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos.

a) Es el que se forma en una Unidad Administrativa.

b) Es el que se forma tras la organización de los Boletines Oficiales.

c) Es el organizado con documentación de apoyo informativo.

d) Es el que se produce en los Servicios de Gestión de la Contabilidad.

ARCHIVO INTERMEDIO Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivos administrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección documental. Emite pautas de normalización en los archivos que de él depende. Reúne la información de los documentos de las dos primeras edades y la pone a disposición de todo el sistema de archivos. Lo esencial del archivo intermedio es que exista un equipo de profesionales, aunque carezca de grandes salas de depósitos, los documentos deben expurgarse y descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con la única condición de que el archivo Intermedio sea quien establezca las reglas de estas operaciones.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan y publican, además de cómo se eliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control de la información desde los niveles superiores de la organización, un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la referencia cultural de la organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de documentos deben ser lo suficientemente flexibles para permitirle controlar estrechamente el ciclo de vida de un documento si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle

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