Vocabulario Archivistico

RELACION DE LOS TERMINOS CON LOS PUESTOS DE TRABAJO:

Los puestos de secretaria, oficinista y archivista; tienen relación con todos los términos expuestos en el vocabulario, ya que hay que tener en cuenta para quien se ejecutaran estos trabajos, por ende estos dependen las funciones asignadas para cada labor en la cual se maneja la información plasmada en diferentes formas como lo es documentos (papel), audiovisuales, grabaciones etc. de lo cual depende un manejo específico para que se obtenga la información en el momento que se requiere de forma ordenada y segura.

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Se entiende por administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

2. MARBETE: Etiqueta descriptiva que se adhiere a un objeto con un rótulo que indica su naturaleza o propiedades. Cédula o etiqueta que se adhiere al soporte (por ej., al lomo del libro), y contiene generalmente la signatura topográfica o alguna otra codificación que represente el contenido del documento.

3. GESTION DE DOCUMENTOS: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

4. ROTULAR: Colocar etiquetas identificadoras de papel blanco, sin impresión alguna que dan datos de la biblioteca, líneas de encuadres, etc., son de fácil lectura de la información y poseen 2cm. De alto, el ancho se adaptara a las medidas del lomo. A las obras ya procesadas y con los elementos de préstamos se les confeccionaran y adherirá en la parte externa o lomo un rótulo. La signatura topográfica es lo que se registra en el rótulo en forma manuscrita a máquina, etc.

5. PERFORAR: Procedimiento empleado para facilitar la separación de los sellos de una hoja o tira, consistente en una sucesión de orificios o incisiones practicados en el papel. Sinónimo de dentado.

6. ARCHIVO INTERMEDIO: Es aquel al que se transfieren los documentos de los diferentes archivos de oficina o gestión, y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico. Este archivo alberga documentos de entre 15 y 30 años de existencia aprox. Son documentos que generalmente han perdido su vigencia jurídica y administrativa, pero quedan almacenados hasta establece su valor histórico. Para ello se procede a la valoración, selección y expurgo de documentos, es decir, se decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y cuáles van a ser destruidos. Estas tareas archivísticas comportan una gran responsabilidad hacia el archivero y se realizarán siguiendo criterios establecidos y cuadros reglamentarios.

7. LEGAJO: Conjunto de papeles archivados o reunidos de algún modo que tratan

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