Vocabulario Archivistico

NOMBRE: Juan Alexis Rios

FECHA: MARZO 30 DE 2012

ACTIVIDAD: DESARROLLO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

TEMA: VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuese su fecha forma y soporte documental acumulados en un proceso natural por una persona o entidad para su posterior gestión o utilización.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada dependencia.

ARCHIVO HISTÓRICO: Está encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con más de treinta años de originados. Sus principales fines son la investigación y la difusión cultural.

ARCHIVO INTERMEDIO: También es denominado “archivo administrativo” y es el que está conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas por parte de la propia administración o de los ciudadanos

DOCUMENTO: Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades.

DOCUMENTACION: se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información

FONDO DOCUMENTAL: Es la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.

SECCION DOCUMENTAL En teoría la sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generado en razón de la actividad de esa subdivisión.

RÓTULAR: Colocar los datos de relevancia tales como el contenido, nombre, carácter o clase de una cosa, para su fácil utilización y búsqueda.

CLASIFICACION: Consiste en archivar documentos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar.

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