Vocabulario Archivistico

VOCABULARIO ARCHIVÌSTICO.

ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL:

Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

CASILLEROS:

Muebles con varias divisiones, para tener clasificados papeles u otros documentos.

CLASIFICACIÒN:

Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo particular con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACIÒN:

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLÒGICO:

Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

DOCUMENTACIÒN:

Es la recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusión y actualización de todos los tipos de información.

DOCUMENTO:

Registro de la información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

EPISTOLAR:

Carta o misiva que se escribe a una persona.

ESTRUCTURA FUNCIONAL:

Es la que determina la existencia de diversos supervisores cada cual especializado en diferentes áreas. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización. Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias.

EXPEDIENTE:

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FACSÌMIL:

Reproducción fiel de un documento logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATELIA:

Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los cuales en los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc.

FLUJO:

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

FLUJOGRAMA:

Es una representación grafica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas.

FOLIACIÒN:

Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

FRANQUEADORA:

Las máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca establecida.

FRANQUICIA:

Es un derecho o privilegio otorgado a una persona o corporación, para ejercer ciertos derechos. Por analogía en comercio se aplica al privilegio otorgado a terceros por un producto en un área determinada.

GESTION DE DOCUMENTOS:

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA:

Escrito preparatorio similar al borrador, Borrador: Pre-redacción del documento, de donde se cogen los datos imprescindibles para la posterior confección definitiva del documento.

ORIGINAL:

Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

RADICACIÒN:

Es la encargada de integrar los documentos entrantes y salientes, para garantizar un adecuado manejo en términos de acuerdo al servicio, control de vencimiento de términos, conocimiento inmediato de los interesados, búsqueda, ubicación y control de la distribución y entrega.

REGISTRAR:

Es cuando se controla el ingreso de un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

PRESCRIPCIÒN:

Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos por haberse agotado un termino de tiempo fijado por la ley.

PRECLUSIÒN:

Es el principio procesal donde un acto carece de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marca la ley.

PLAZO PRECAUCIONAL:

Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

ARCHIVO:

Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION:

Es la que comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTORICO:

Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO:

Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivos administrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección

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