Vocabulario Archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

Flujo: Es el movimiento permanente de cierta cantidad de documentos.

Administración Documental:

Es el conjunto de normas y actividades dirigidas almanejo, tratamiento y organización de documentos, almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc.

Conservación:

Es la actividad que comprende todas las actuaciones necesariaspara los documentos de archivos se conservan en tanto duren sus valores.Permite tomar al documento como prueba e información. // DE LOS ARCHIVOS Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena

Clasificación:

Orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido delDocumento, en relación a un contexto general de categorías previstas deantemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cadanoción ha de ser introducida en él, siguiendo las reglas materiales. // Significa elarreglo dentro de una institución archivística de acuerdo con su procedencia y enrelación con la organización y las funciones de la agencia que los haya creado.

Cronológico:

Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dichoorden es la fecha o data.

Documentación:

Es uno de los muchos componentes de aplicación de la cienciade la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento,recuperación, y diseminación y de información documentaria registradaprincipalmente en forma de informes y de publicaciones.

Documento:

Es la materia prima de la Archivología y de las CienciasDocumentales; Documento en sí significa cualquier símbolo convencional, escrito dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Sudefinición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. EnDocumentología es todo aquello que bajo una forma de relativa permanenciapuede servir como elemento de prueba o de enseñanza de un hecho o una cosa.

Flujograma:

O diagrama de flujo es una forma de representar gráficamente losdetalles de un proceso. Estos diagramas utilizan una serie de símbolos consignificados especiales y son la representación gráfica de los pasos de unproceso. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolosutilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de laoperación

Foliación:

Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan enmás de un cuaderno, tomo o volumen. Es decir, que cada unidad tiene su propianumeración, empezando en 1. // En algunos tipos documentales, sobre todocuando conforman series divididas en tomos o volúmenes, suelen usarse dos tiposde foliación; una, corrida, para el tomo o volumen, y otra, discontinua, para elnúmero concreto. La primera suele ponerse al pie, y la segunda, a la cabeza. Otraforma es la de poner entre corchetes los folios corridos, y si ellos los discontinuos, ambos en la misma línea; en este caso, el primero iría al exterior (a la izquierda enlas páginas pares y a la derecha en las impares), y el segundo, al lomo (a laderecha en las páginas pares y a la izquierda en las impares).

Folio: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas. // Línea, generalmente situada a la cabecera de la página ,en la que se hacen constar los datos; nombre de la entidad productora, fecha, número de la página. La cifra con que está foliada cada una de las páginas u hojas de un Documento.

Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas. // Línea, generalmente situada a la cabecera de la página,en la que se hacen constar los datos; nombre de la entidad productora, fecha,número de la página. La cifra con que está foliada cada una de las páginas u hojasde un Documento.

Franqueadora:: Es la máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.

Franquicia: En filatelia, derecho de circulación de las cartas, con sello o sin él, sin necesidad de franqueo.

Gestión de Documentos: Ligada íntimamente a la valoración de documentos,comprende: planificación, control, dirección, organización, promoción y otrasactividades de gestión relativas a los documentos antes de llegar a los archivoshistóricos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, micro formas,técnicas de la automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en la obtención de calidad y cantidad de los documentos producidos, evitando laacumulación irracional, simplificación de actividades, coordinación entre órganos productores y archivos, eliminación sistemática, información al día, informacióncomplementaria, en definitiva fluidez y eficacia.

Minuta: en archivística es el documento que se confecciona como comprobante dealguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo dedocumento que la respalde.

Original:Escrito del que se copia para reproducirlo. y susceptible de ser reproducido. es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en lamateria y forma que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidaddiplomática (hecho y validado por la persona que lo intitula) y la autenticidad jurídica (el echo jurídico o asunto responde a la intención del autor), pero no garantiza la veracidad del contenido. La autenticidad marca la relación del autor con el texto y exige la garantía de invariabilidad del mismo desde que sale de élhasta que llega al usuario.

Radicación:Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un númeroconsecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia dela fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite ycumplir

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