Vocabulario Archivistico

1- Vocabulario Archivístico. Consulta el significado y organiza los términos archivísticos que conforman el Vocabulario Archivístico (Consultarlos en Material de Apoyo, Tema 2 – Módulo II), con relación a los puestos de trabajo: Secretaria, Oficinista, Archivista

Secretaria Oficinista Archivista

Estructura funcional Documento Casilleros

Legado Documentación Administración documental

Perforar Legado Casilleros

Prescripción Flujo grama Conservación

Registrar Flujo Cronológico

Tablas de retención Minuta Epistolar

Original Expediente

Usuario Facsímil

Selección Filatelia

Preclusión

Plazo precausional

Archivo

Archivo de gestión

Archivo histórico

Archivo intermedio

Marbete

Foliación

Folio

Flanqueadora

Gestión documental

Radicación

Ordenación

Expurgo

Transferencia

Serie

Tipo documental

Selección documental

Administración Documental: Es el conjunto de normas y actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc.

Casillero: Armario utilizado para guardar objetos, Se fabrican en bloques de uno o más cuerpos, que se colocan formando baterías de múltiples unidades. Cada cuerpo vertical presenta de una a seis puertas según las dimensiones de los objetos que se pretenda guardar en cada compartimento. Disponen de rejillas de ventilación situadas en las puertas o paredes traseras. Suelen estar fabricadas en chapa de acero, plástico o madera, Mueble con filas o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos.

Clasificación: Orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del Documento, en relación a un contexto general de categorías previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en él, siguiendo las reglas materiales. Significa el arreglo dentro de una institución archivística de acuerdo con su procedencia y en relación con la organización y las funciones de la agencia que los haya creado.

Conservación: Es la actividad que comprende todas las actuaciones necesarias para los documentos de archivos se conservan en tanto duren sus valores. Permite tomar al documento como prueba e información. DE LOS ARCHIVOS Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir.

Cronológico: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

Documentación: Es uno de los muchos componentes de aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación, y diseminación y de información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.

Documento: Es la materia prima de la Archivología y de las Ciencias Documentales; Documento en sí significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. En Documento logia es todo aquello que bajo una forma de relativa permanencia puede servir como elemento de prueba o de enseñanza de un hecho o una cosa.

Epístola: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta; la epístola se transformó en un texto casi ensayístico dignificado por un estilo exigente y formal, muy a menudo provisto de intención didáctica o moral, pero otras veces consagrado a una mera función distractiva.

Estructura Funcional: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.

Expediente: Conjunto de todas las tramitaciones llevadas a cabo en una oficina sobre un asunto de todos los documentos que se van produciendo en esas tramitaciones.

Facsímil: también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada. Suelen ser utilizados como medida de seguridad para permitir que los usuarios tengan acceso a una copia exacta del documento original sin arriesgarse a que éste sea robado o se deteriore con el tiempo. La mayoría de bibliotecas nacionales ponen a disposición del público facsímiles de sus documentos más valiosos quedando los originales reservados para usuarios que soliciten expresamente una autorización.

Filatelia: Afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc. El vocablo filatelia se debe al coleccionista francés G. Herpin, quien lo propuso en un artículo escrito para el periódico Le collectionneur de Timbres Poste, de París, que salió publicado 15 de noviembre de 1864. La palabra la formó de dos vocablos griegos: philos, que significa amante, y atelia, derivado de ateles, que significa pagado previamente o pagado de antemano. Más que la cantidad, es la rareza de los ejemplares de la colección lo que le da valor a ésta. Algunos sellos, en particular aquellos con errores de impresión, raros pero conocidos, llegan a adquirir un valor comercial muy elevado y son difíciles de conseguir.

Flujo: Es el movimiento permanente de cierta cantidad de documentos.

Flujograma: o diagrama de flujo es una forma de representar gráficamente los detalles de un proceso. Estos diagramas utilizan una serie de símbolos con significados especiales y son la representación gráfica de los pasos de un proceso. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación

Foliación: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en más de un cuaderno, tomo o volumen. Es decir, que cada unidad tiene su propia numeración, empezando en 1. // En algunos tipos documentales, sobre todo cuando conforman series divididas en tomos o volúmenes, suelen usarse dos tipos de foliación; una, corrida, para el tomo o volumen, y otra, discontinua,

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