Vocabulario Archivistico

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

LA ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización0 de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

CASILLEROS: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos.

CLASIFICACIÒN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad.

CONSERVACIÒN: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos.

CRONOLOGICO: Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento.

DOCUMENTACIÒN: Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información

DOCUMENTO: Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

EXPEDIENTE: Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente.

FACSIMIL: Reproducción o copia exacta de un dibujo manuscrito, etc. copia de un documento enviada desde una máquina de fax a otra por medio de líneas telefónicas.

FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso empresarial.

GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades y técnicas, tendientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.

SELECCIÓN: Es un Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.

SERIE: Es la división de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

ORDENACIÓN: Es la actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.

FOLIACIÓN: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

ARCHIVO DE GESTIÒN: Es el Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con carácter general, no podrá custodia

EPISTOLAR: Carta

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