VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Archivador: Mueble de oficina, preferentemente homologado, que sirve para mantener bien ordenados documentos en trámite, fichas, etc.

2. Archivo:

• Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de las funciones y competencias propias de personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

• Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos documentales.

• En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos pueden ser nacionales, regionales, provinciales, de distrito o comarcales.

En función de la propiedad de los fondos, pueden ser públicos o privados.

En función del ciclo vital de los documentos, pueden ser archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos.

• El archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

a) Archivo de una entidad administrativa.

b) Cada uno de los archivos que corresponden a las tres primeras etapas del ciclo vital de los documentos, previas a la conservación permanente.

3. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con carácter general, no podrá custodiar documentos que superen los diez años de antigüedad.

4. Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. El archivo central coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.

5. Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión. También se pueden conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o por incorporación.

6. Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

7. Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.

8. Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

9. Conservación permanente:

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