Vocabulario Archivisticos

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes como para los funcionarios de las diferentes dependencias.

ARCHIVO:

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

TERMINOS ARCHIVISTICOS

Los términos archivístico son utilizados en la unidad de correspondencia o en el perfil del ofimático como herramienta para describir los documentos con exactitud, debe comprender el significado de los términos que se usan para identificar las diversas piezas documentales cuyo significado varía de un período a otro o bien son resultado de distintas actividades.

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

2. ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

3. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

4. ARCHIVO INTERMEDIO: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

5. CASILLEROS: Se denomina casilleros al mueble con divisiones para clasificar o guardar documentos en sus respectivos órdenes.

6. CLASIFICACION: Es la acción y efecto de dividir u ordenar por clases o categorías los documentos.

7. CONSERVACION: Es el mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.

8. CRONOLOGICO: Es aquel curriculum vitae que organiza la información cronológicamente, partiendo de los logros más antiguos y llegando hasta los más recientes, determinando así las fechas y el orden de los acontecimientos históricos.

9. DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos que sirve para la identificación personal, de carácter oficial para acreditar alguna condición.

10. DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte ya sea en papel, cinta, discos, magnéticos, fotografías, etc., en lengua natural o convencional.

11. EPITOLAR: es una escritura dirigida o enviada a una persona o grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.

12. ESTRUCTURA FUNCIONAL: es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa, determinando la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas.

13. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

14. FACSIMIL: es la reproducción o copia normalmente de imágenes, que se refiere sobre todo al envió de imágenes sin movimiento a través de una línea de comunicación ya sea por medio de internet o cualquier red, entre otros, y su abreviatura es el FAX.

15. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

16. FLUJOGRAMA: Gráfico que indican el movimiento

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