Vocabulario Archivistico

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

1. Administración documental:

Es un conjunto de estrategias utilizadas para planear, dirigir, controlar, almacenar, conservar, usar, seleccionar, y disponer de los documentos presentes en una organización privada o pública, su propósito es el manejo eficiente de documentos para beneficiar a la organización.

2. Archivo:

Es un conjunto de documentos acumulados y conservados que aporta información de la empresa, utilizados para sus propios propósitos, como lo son los culturales, legales o políticos. Aquí se es responsable de la acogida, tratamiento, inventario y servicio de los documentos.

3. Archivo de gestión:

También conocido archivo de trámite, es un archivo de oficina que reúne la documentación que esta en continuo tramite, utilización, y consulta por parte de la administración. Esto quiere decir que resguarda documentos que se encuentren en etapa activa.

4. Archivo histórico:

Este archivo es aquel que conserva documentos de manera permanente, dado que es de gran valor para la investigación, ciencia, y cultura; estos documentos han sido evaluados previamente por el archivo intermedio.

5. Archivo intermedio:

En este archivo se remite documentación que será utilizada en muy raras ocasiones, la cual será custodiada hasta que expiren los plazos de conservación, y es aquí donde se analiza y evalúa los documentos y se determina si se eliminan o se transfieren al archivo histórico.

6. Casillero:

Consiste de un sistema de secciones o espacios usados para almacenar y clasificar papeles o archivos.

7. Clasificación:

Identificación, selección y separación de documentos en grupos y categorías de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa.

8. Conservación:

Medidas preventivas y correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos.

9. Cronológico:

Organización basada en orden de llegada y expedición; quiere decir que se va a tener en cuenta su fecha de llegada para su respectiva organización.

10. Documentación:

Recolección, almacenamiento, clasificación, selección, distribución y utilización de tipos de información.

11. Documento:

Registro de información recibida o producida por una organización, este es un soporte o evidencias de las actividades realizadas por la organización.

12. Epistolar:

Consiste en una escritura dirigida a una o varias personas, que toma forma de carta con características formales y exigente.

13. Estructura funcional:

Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.

14. Expediente:

Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados por un sujeto en la resolución de un mismo asunto.

15. Expurgo:

Consiste en la eliminación de documentos que han perdido vigencia, documentos sin firma, contra-recibos, copias de nomina, vales de mercancía, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción, entre otras.

16. Facsímil:

Consiste en una copia o reproducción precisa de un documento antiguo, lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico. Es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos

17. Filatelia:

Consiste en la colección y clasificación de sobres, sellos y documentos postales.

18. Flujo:

Flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad o función; este consiste en el cómo se realizan y estructuran las actividades; y como fluye la información o documentos que soporta las tareas y su seguimiento.

19. Flujograma:

Es un diagrama o grafico de flujo que consiste en representar hechos, situaciones, movimientos o relaciones, por medio de símbolos.

20. Foliación:

Consiste en la enumeración de todas las hijas que conforman la documentación y podrá hacerse por fondo, sección, subseccion, serie o expediente, atendiendo los requerimientos prácticos del archivo. La foliación deberá realizarse una vez se clasifique y ordene de manera definitiva.

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