Vocabulario Archivístico

TEMA: Vocabulario archivístico

Vocabulario y actividades según puestos de trabajo:

 Secretaría: Es la persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

Actividades: Legajo, registrar, perforar, usuario, transferencia, documento, documentación.

 Oficinista: Asiste en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad.

Actividades: Administración documental , casillero, clasificación, conservación, cronológico, documentación, documento, epistolar, estructura funcional, expediente, facsímil, filatelia, flujo, flujo grama, foliación, folio, flanqueadora franquicia, gestión de documentos, minuta, original, radicación, registrar, prescripción, preclusión, plazo precaucionar, archivo, archivo de gestión, archivo histórico, archivo intermedio, legajo, perforar, rotular, marbete, usuario, ordenación, expurgo, transferencia, selección, tablas de retención, fondo documental, serie, tipo documental, sección documental, Filatería, radicación, expediente, documento, documentación, estructura funcional franqueadora, franquicia, original.

 Archivista: Resguarda documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

Actividades: Marbete, facsímil, folio, casilleros, expurgó, ordenación, preclusión, administración documental, clasificación, conservación, cronológico, documento, documentación, epistolar, flujo, flujograma, foliación, gestión de documentos, minuta, prescripción, plazo precaucional, archivo, archivo de gestión, archivo histórico, archivo intermedio, rotular, ordenación, selección, tablas de retención, fondo documental, serie, tipo documental, selección documental.

Terminología y significado

• Administración documental: Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

• Casilleros: Es el sitio donde se clasifican individualmente los documentos por lo general muebles donde se ubican ya organizados.

• Clasificación: Forma como se ordenan o disponen los documentos ya sea por dependencia, importancia, por orden cronológico.

• Conservación: Es la forma cómo podemos prolongar la existencia de un documento adoptando medidas preventivas o correctivas que garanticen la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido.

• Cronológico: Organización de forma histórica de archivos por fechas siempre va del más antiguo al más reciente.

• Documentación: Es la ciencia del procesamiento de la información.

• Documento: Testimonio material de un hecho o suceso la forma más común de presentación es el papel, pero también existen otras formas de almacenamiento (Diskettes, CD, fotografías, cintas, discos, memorias y demás formas de manifestación).

• Epistolar: Es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta. Son los tipos de características que comparten los documentos y que por lo general da a conocer acontecimientos históricos.

• Estructura funcional: Organización para agrupar por temas, dependencias, especialidades, sucursales, con lo cual se pretende ahorras personal, tiempo y dinero.

• Expediente: Es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados por una instancia productora y relacionada con un mismo asunto.

• Facsímil: Es una copia precisa y exacta de un documento por un medio mecánico, fotográfico o electrónico, se utilizan como medidas de seguridad quedando el original bajo resguardo.

• Filatelia: Es la afición por estudiar, coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales

• Flujo: Circulación de la información plasmada en un documento.

• Flujograma: Es una visión detallada de un proceso desde donde se recibe el documento, que pasos o estaciones debe tener si debe ser contestado, resuelto y su destino final.

• Foliación: Es la forma de identificar la cantidad de unidades de un archivo, es un requisito para transferencia a archivos centrales o históricos. Enumeración de hojas de forma individual.

• Folio: Es cada una de las hojas o partes de un archivo.

• Franqueadora: Son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos

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