FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

Actividad de Aprendizaje No. 1

Administración Documental

Actividad: 1

Tema: Generalidades de la Administración Documental.

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.

La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.

Teniendo en cuenta la importancia que tienen los documentos dentro del desarrollo social, económico, histórico y cultural de cualquier organización y de la misma sociedad, se hace necesario crear metodologías y técnicas que garanticen un manejo racional de la información como fuentes de conocimientos, que a su vez nos permita garantizar la conservación de estos y convertirlos en herramientas eficaces que nos ayuden a alcanzar el éxito en la ejecución de las actividades propias de la entidad.

La administración Documental se considera un proceso Archivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad a lo largo de su vida institucional, desde su origen hasta su destino final, todo esto con el objeto de facilitar su producción, tramite, clasificación, ordenación, descripción, utilización y conservación si es el caso de su disposición final. La Administración Documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, tramite, selección y disposición final de los documentos, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos evitando la acumulación indiscriminada de documentos que obstruyen el uso adecuado de la información, obstaculizando muchas veces el proceso de consulta y en vez de ofrecer soluciones el archivo se convierte en la pesadilla de los funcionarios, por lo que conlleva a que se presenten costos adicionales en cuanto al recurso humano, eso sin dejar de lado los inconvenientes legales que puede generar la mala administración de la información.

2. A partir de la consulta:

Establecer los objetivos que debe perseguir la administración documental

- El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

- Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

- Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

- Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

- Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

- Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

- Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

Otros objetivos son:

1. Conservar la memoria corporativa.

2. Contribuir a la toma de decisiones.

3. Incrementar la eficiencia organizacional

4. Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

5. Racionalización y normalización de la documentación.

6. Manejo integral de la información.

7. Evaluación y valoración de documentación.

8. Simplificación de trámites.

9. Normalización de tareas archivísticas.

10. Modernización administrativa.

11. Universalización de la información.

Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y has una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema “Funciones de la administración documental”

Me desempeño como técnico en mantenimiento de cómputo, mis funciones son:

Mantener en buen funcionamiento el equipo de cómputo, desarrollar sistemas de información en diferentes plataformas, manejar diferentes sistemas de bases de datos así como diseñar, adecuar e integrar redes de datos, así como auxiliar al personal de la dependencia que lo solicite para la solución de problemas técnicos que se pudieran presentar en las diferentes áreas.

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Inventario de los equipos: Consiste en una descripción superficial de cada objeto sujeto a acciones de mantenimiento dentro de la Organización de Mantenimiento.

Codificación de los equipos: Consiste en la asignación de combinaciones alfa numéricas a cada equipo sujeto a acciones de mantenimiento, para su ubicación rápida, secuencial y lógica dentro del Sistema de Producción, permitiendo su automatización o mecanización mediante el computador para el registro de la información referida a cada objeto.

Registro de objetos de mantenimiento: Consiste en registrar la información necesaria para el conocimiento de cada equipo sujeto a acciones de mantenimiento. Dicha información generalmente consta de: descripción del equipo, código asignado al equipo costo, vida útil y fecha de arranque; datos sobre el fabricante, distribuidor y proveedor, así como su localización, características y especificaciones técnicas; manejo y cuidado observaciones tendientes a la prevención de fallas; y la desagregación de cada subsistema del equipo hasta el nivel de elementos para facilitar su ubicación en caso de fallas.

3. Organiza en orden alfabético los términos archivísticos, que aparecen en el tema Vocabulario Archivístico

Administración documental: El conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo de gestión:

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