VOCABULARIO ARCHIVISTICO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

NOMBRES: MARYURI SANCHEZ

DILBER MONTAÑEZ

FECHA: 08/11/2012

ACTIVIDAD: Nº2

TEMA:

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

CASILLERO:

En virtud de que el Área de Correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rápida ubicación.

CLASIFICACIÓN:

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

CONSERVACIÓN:

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CROMOLÓGICO:

Listado consecutivo de fechas; Perteneciente o relativo a la cronología; ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fecha de los sucesos de procesos.

DOCUMENTACIÓN:

Acto de reunir documentos sobre un tema y el tratamiento de estos en vista de su difusión, también es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.

DOCUMENTO:

Registro de información recibida producida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cual quier tipo de soporte(papel,cintas,discosmagnéticos,películas,fotografías,etcétera)enlenguajenaturaloconvencional.Eseltestimoniodeunaactividaddelhombre,fijadoenunsoporte.Essinónimodeunidaddocumental.

EPISTOLAR:

Información archivística de los párrocos y los manuales de procedimientos relacionados con teología pastoral y arqueología eclesiástica.

SELECCIÓN DOCUEMENTAL

Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

ESTRUCTURA FUNCIONAL:

La estructura funcional también conocida como departamentalización funcional, Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas.

EXPEDIENTE:

Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIACION:

Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

FOLIO:

Es la numeración

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