CONTROL: CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIO

CONTROL: CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIO

El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo con las metas y los planes de la gerencia, pero también deben desarrollar sistemas de control que les permitan tomar medidas correctivas cuando los planes se ejecuten en forma incorrecta o cuando la situación se modifique

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización, existen los siguientes principios:

• Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, es decir, una persona debe tener el grado de responsabilidad según la autoridad que ejerza.
• Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como base para la evaluación en las acciones dentro de la organización.
• Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se utiliza en el momento oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el error.
• Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo futuro.
• Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y éste no debe ser mayor al costo del error.
• Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las actividades significativas dentro de la empresa.
• Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe ejercer el control sobre la misma actividad; por ejemplo, el cajero de un banco recibe y entrega dinero en efectivo de acuerdo con la solicitud de los clientes y ese cajero, a su vez, debe tener un jefe que todos los días lo audite.En este sentido, el cajero no puede ser auditor de su misma función.

Etapas del control

Dentro de las organizaciones es importante utilizar el control en tres momentos. Se le conoce como control anticipado a aquel que se aplica de manera preventiva para evitar posibles errores; el control concurrente es el que se da en el momento que se lleva a cabo la actividad, es decir en el presente; mientras que el control de retroalimentación se emplea después de realizar la actividad.

A continuación te presentamos las tres etapas del control de acuerdo con Daft (2004):

• Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas, identificándolos antes de que ocurran. Se da en los recursos humanos, materiales y financieros de la organización. Este tipo de control también es conocido como preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control anticipado son:

• La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo proyecto.
• El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo.
• El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto.

• Control concurrente. Es el que se da en el momento actual, en las actividades rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar el cumplimiento de las normas de desempeño. Algunos ejemplos de este tipo de control son:

• Establecimiento de estándares de desempeño que ayudan a medir la actuación de los empleados.
• Reglas y normas de la empresa.
• Procedimiento y manuales de organización.

• Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el resultado y aplica sobre todo en el proceso de manufactura dentro del control de calidad del producto final. Los ejemplos de control de retroalimentación son:

• Evaluación del desempeño del personal.
• Auditorías.
• Estudios para medir la satisfacción del cliente.

2. Pasos del proceso de control

El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta de los siguientes pasos:

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