Contabilidad Electronica

CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Requisitos de los Programas para emitir Contabilidad Electrónica

El Código Fiscal de la Federación indica que los registros y asientos contables tendrán que cumplir los siguientes requisitos y por ende, el programa deberá poder emitir una contabilidad electrónica para Personas Físicas o Morales generando el XML independientemente del sistema que se trate. Los requisitos serán:

• Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.

• Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria.

• Realizar el registro de los asientos contables a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad. (Esta regla no aplica, sino que será dentro del mes siguiente a producida la operación)

• Los registros o asientos contables deberán establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero.

• Los contribuyentes deberán remitir al SAT o al PAC (Proveedor Autorizado de Certificación de comprobantes, el CFDI a más tardar dentro de las veinticuatro horas siguientes a que haya tenido lugar la operación, acto o actividad de la que derivó la obligación de expedirlo.

• Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.

• Sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML Catalogo de Cuentas, Pólizas, Balanza de Comprobación e información al cierre del ejercicio, para enviar a través del Buzón Tributario.

• Generar el XML apegándose al Anexo 24, el cual nos da el catálogo de cuentas que se deberá usar en la contabilidad electrónica, así como la estructura del XML que se deberá enviar al SAT.

Entonces como vemos en el apartado tercero del artículo indicado, debemos remitirnos a lo que el SAT reglamente para conocer quienes están obligados a utilizar los medios electrónicos.

Viendo la regla miscelánea publicada para 2014, el Sistema de Registro Fiscal (mejor conocido como “Mis Cuentas“) será utilizado bajo los siguientes parámetros:

I.2.8.2. Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 28, fracción III del CFF, los contribuyentes del régimen de incorporación fiscal, así como el resto de las personas físicas, podrán ingresar a la aplicación electrónica “Sistema de Registro Fiscal”, disponible a través de la página de Internet del SAT, para lo cual deberán utilizar su RFC y Contraseña.

Una vez que se haya ingresado a la aplicación, los contribuyentes capturarán los datos correspondientes a sus ingresos y gastos, teniendo la opción de emitir los comprobantes fiscales respectivos en la misma aplicación.

En dicha aplicación podrán consultarse tanto la relación de ingresos y gastos capturados, como los comprobantes fiscales emitidos por este y otros medios.

Los contribuyentes que presenten sus registros o asientos contables bajo este esquema, podrán utilizar dicha información a efecto de realizar la integración y presentación de su declaración.

Con excepción de los contribuyentes sujetos al RIF, las personas físicas que cuenten con un sistema contable electrónico, podrán optar por llevar su contabilidad a través del mismo, siempre que cumplan con lo señalado en la regla II.2.8.2.

Ahí vemos entonces que, los únicos obligados a usar “Mis Cuentas” son los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal, mientras que las demás personas físicas pueden elegir qué sistema llevar.

No obstante, con el anteproyecto de modificación a la RMF 2014, se prevé eliminar el quinto párrafo, por lo cual, ya no será optativo para el resto de las personas físicas sino que todos usarán el ofrecido por el SAT.

Lo dispuesto anteriormente recién tendrá aplicación a partir del 1 de enero de 2015.

El SAT se encuentra efectuando continuos cambios sobre la contabilidad electrónica, y ahora indica a ciertas personas como no obligadas al envío de los registros. Entre los afortunados se encuentran las Personas Físicas con Actividad Empresarial siempre y cuando utilicen “Mis Cuentas” y que no hayan rebasado los 2 millones de pesos de ingresos o a las que sean del Nuevo Régimen de Incorporación Fiscal.

Sólo quedan exentas de la obligación las personas físicas con actividad empresarial cuyos ingresos en el ejercicio anterior no hayan excedido de dos millones de pesos y utilicen Mis cuentas, o se encuentren en el Régimen de Incorporación Fiscal.

DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD

La contabilidad estará compuesta por los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas, conjuntamente con los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos; y también por los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables.

Por otra parte, será parte de la contabilidad el conjunto de acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente; así como la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;

También la integran la documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y

REGISTROS CONTABLES:

En todo caso, los registros contables tendrán que ser de índole analítica y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones; tendrán que integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así

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