LA PERMANENCIA DE LOS HECHOS

LA PERMANENCIA DE LOS HECHOS

Consuelo Unigarro Bravo

Con el tiempo, a lo largo de los años en la continua evolución del conocimiento, la incontrolable producción de documentos y la validez de la información en ellos contenida, se denota el temor a los novedoso y la resistencia al cambio.

No pudiendo negar lo que ya existe: el cambio  como una mejora indiscutible en el uso de los documentos electrónicos con algunas ventajas sobre los documentos tradicionales, ofreciendo velocidad de acceso y seguridad superiores a estos últimos, se nos presenta la panorámica histórica de la administración de la información que nos permite observar el ayer desde la ciencia infusa y el hoy hacia el interior de las organizaciones con la existencia de sistemas de información típicos y tradicionales hasta las categorías más sofisticadas de aplicaciones tecnológicas ofrecidas por el mercado nacional e internacional, temas estos, de los que se hará referencia en este ensayo en relación con la gestión actual de documentos y registros así como las tendencias observadas en los últimos años.

Después de las diferentes prácticas de métodos y modelos pedagógicos que nos enseñaron que hay que aprender a leer y – para que no se nos olvide – a escribir. Cuando se inventó la escritura se creyó terminar con la memoria de la humanidad. Cuando se inventó la fotocopia se dudó de su validez. Conveniente o no, la humanidad atravesó, o mejor, fue atravesada por la imposición de la cruz de dichos modelos pedagógicos, estudiados, creados experimentados, aplicados, modificados, adicionados, descalificados y finalmente, felizmente reinventados ^[1]

Por ello, en la actualidad, las organizaciones se están viendo abocadas a la búsqueda de pruebas electrónicas ante requerimientos propios o de terceros en tiempos de respuesta muy cortos. Para lograrlo, han evolucionado en la implementación de sistemas de información que apoyan el desarrollo humano de cada nivel de sus trabajadores así como las funciones de industria, comercio y finanzas escalafonando la gestión de información con diferentes niveles y tipos de soportes. En niveles estratégicos, sistemas de soporte para ejecutivos (SSE); en niveles administrativos, sistemas de información para la administración (SIA); en niveles de conocimiento, sistemas de soporte trabajo de conocimiento (STC);  en niveles de conocimientos, sistemas de de automatización de oficinas (SAO) y en niveles operativos, sistemas de procesamiento de operaciones (SPO). Especializándose a su vez para servir al desarrollo  de cada proceso^[2] 

El creciente rol de los sistemas de información dan a las organizaciones una ventaja competitiva e incluyen necesariamente la condición “sine qua non” de la gestión documental y de registros agregando así valor a los nuevos servicios y productos, abriendo nuevos mercados y reduciendo los costos en una dinámica integral desde el propio entorno interno si dejar de lado los entornos económico, cultural político, social, jurídico y tecnológico, permitiéndonos evolucionar en el extenso mundo de los documentos electrónicos, haciendo parte de la materia prima en la correcta ejecución del rol de los sistemas de información.

En la legislación colombiana el documento ha sido definido como “… los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, toso objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares” y Mensaje de datos por el cual se entiende: “la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos, Internet, correo electrónico, telegrama, télex o telefax”

Definiciones que difieren en dos momentos históricos del país pero sin eliminar la posibilidad de vida para ninguno de los medios. Sin embargo, es importante establecer otra diferencia fundamental de los medios electrónicos frente a los medios tradicionales ya que desde allí se pueden observar el alcance y el límite de cada uno de ellos una vez creados o recibidos:

De una parte, la localización de un documento electrónico es más fácil ya que la realización de búsquedas expertas se llevan a cabo sobre el texto completo según la implementación de las diferentes aplicaciones tecnológicas. Con los documentos en soporte papel, la localización y búsqueda esta controlada bajo uno solo criterio: la forma y no el contenido, es decir, el contenedor físico de la información (caja o carpeta). Pero por otra parte, no todas son ventajas pues la creación y almacenamiento de documentos electrónicos carece de control definido y normalizado como de políticas para su retención o eliminación tal como existe para los documentos en soporte papel haciendo que la creencia en la certeza de la gestión electrónica disminuya, obteniendo como resultado una prueba para la que no estábamos preparados.

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