MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

ELIANA MUÑOZ

DIEGO DE LA ESPRIELLA

HAROLD STEVEN LONDOÑO

LAURA VALENTINA DELGADILLO

DIANA LORENA CRUZ AGUILAR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Bogotá, septiembre 2019

                                    TABLA DE CONTENIDO    

1. INTRODUCCION
2. PROPOSITO Y ALCANCE
3. OBJETIVOS
4. MARCO LEGAL
5. TABLA DE RETENCION
6. ANTECEDENTES
7. ESTRUCTURA ORGANICA

                                             INTRODUCCION

Dando el cumplimiento al artículo 21 de la ley 594 de 2000 “ley general de archivos”, sobre la elaboración de programas  de gestión de documentos en las entidades privadas que cumplas las funciones públicas , nosotros como aprendices de Asistencia Administrativa del Sena  diseña este Manual de gestión documental  para nuestro proyecto  el restaurante El Dorado ,como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procesos, procedimientos manuales ,lineamientos e instructivos y organización de Archivo de Gestión, Central e Histórico.

Al elaborar el Manual de Gestión Documental se ha observado  los principios y procesos archivísticos, con este instrumento se pretende orientar a la entidad en su implantación,  resaltando la importancia de los documentos y archivos  como un lenguaje natural de la administración pública, encaminado al archivo para que sea un centro de información, útil para  la administración importante para la cultura y los usuarios del servicio.

De acuerdo con los lineamientos establecidos para el Archivo General De La Nación en el decreto de  2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la ley  1437 de 2011  y se dictan otras disposición en materia a la Gestión Documental  para todas la Entidades se ha elaborado este trabajo para El Restaurante El Dorado y se han considerado  los aspectos archivísticos, administrativos y económicos que obedecen a un plan de acción que en concordancia con los planes de mejoramiento evidencian los cambios esperados y la mejora continua en los procesos.

                                    PROPOSITO Y ALCANCE

El propósito de este manual es estandarizar y normalizar las prácticas y buen manejo de documentos de acuerdo con lo establecido por las normas, dadas por el Archivo General de la Nación, en cuanto a su producción, desdé que el documento es emitido por la empresa ,recepción cuando el restaurante se apodera  de un documento de origen externo, distribución cuando se selecciona de acuerdo a su importancia y en cuanto a su propósito, trámite haciendo todo lo posible para radicar, dar respuesta, archivar o eliminar, Consultar,(tener listos los documentos para poder ayudar al crecimiento de la empresa mediante la valoración histórica del archivo.

Este documento brinda las directrices para la implementación de la Ley 594 de 2000 la cual busca el aprovechamiento máximo de la gestión de archivos, la concientización de la importancia que tiene y  busca la manera de estar capacitando e implementando las tablas de retención en el archivo, haciendo uso del inventario documental, haciéndose apto para la revista que hace el archivo general de la nación, teniendo en cuenta toda la prohibición que pueda tener esta “Ley General de Archivos”, y se  debe  aplicar  a  todos  los  documentos  gestionados  por el restaurante El Dorado SAS.

                                            OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Normalizar la forma sistemática de un Programa de Gestión documental, para estandarizar la información que se genera en el Restaurante El Dorados SAS, dando seguridad, confianza  y calidad .Apoyando la toma oportuna de decisiones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivo generados en el Restaurante El Dorado SAS, dentro del cumplimiento de sus funciones

• Contar con un manejo eficiente de la correspondencia y los documentos conociendo procedimientos y normas

• Preservar correctamente la documentación siguiendo la guía de aplicación para los archivos en la parte de  conservación de documentos de la entidad.

• Definir el Manual De Gestión Documental  en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, información, formatos establecidos y aplicables

                                            MARCO LEGAL

CÓDIGO DE COMERCIO.  ACUERDO 42 AL 60.

Es toda aquella documentación que requiere cualquier tipo de empresa o negocio para funcionar desde el momento de la conformación registro hasta facturación y todo el tipo de documentación que se requiere registrar y manipular por parte de los propietarios o terceros para garantizar la transparencia y el buen nombre de la misma.

LEY 594.  ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Reglamento para archivos públicos y privados con funciones públicas. Guía para las empresas privadas al momento de organizar un archivo.

LEY 80 DE 1989

Creación de la AGN.

LEY 100 DE 1993.SEGURIDAD SOCIAL.

Sistema de seguridad social instituido por dicha ley. conjunto de normas y procedimientos con los cuales se garantiza la calidad de vida (indispensable en cualquier archivo tanto privado como público).

ACUERDO 060

Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

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