¿Número de resolución día mes y año que establece el manual único de gestión documental para la Policía Nacional?

CUESTIONARIO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

1. ¿Número de resolución día mes y año que establece el manual único de gestión documental para la Policía Nacional?

R. Resolución número 00208 del 25 ENE 2016.

1. ¿cuantos  comités ordinarios de gestión documental se realizan al año y en qué meses?

R. se reunirán ordinariamente dos veces por año (en los meses de abril y octubre).

1. ¿Número y año que dicta la ley general de archivos?  

R.LEY 594 DE 2000

1. ¿Número y año del Instructivo que dicta los lineamientos generales en el fortalecimiento del aplicativo Gestor de Contenidos Policiales “GECOP”.

R. 043 del 2015.

1. ¿Dónde se debe realizar la recepción de las comunicaciones oficiales por   correo o entrega personalizada?

R. será únicamente por la ventanilla única de radicación.

1. ¿Cuáles son las clases de archivos?

R. Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio, Archivo Histórico.

1. ¿Cuál es el cargo en las unidades desconcentradas para el funcionario encargado del archivo Intermedio?

R. Responsable de Archivo.

1. ¿Qué significa (TRD)?

R. Tablas de Retención Documental.

1. ¿A que hace referencia la Serie y Subserie 29.57?

R. Informe de Novedades.

1. ¿Con respecto a los documentos en la Ley 1015 del 07 febrero 2006; Sustituirlos, alterarlos, sustraerlos, mutilarlos, destruirlos, ocultarlos, suprimirlos o falsificarlos en beneficio propio; o en beneficio o perjuicio de un tercero, está clasificado como falta?

R. Faltas Gravísimas.

1. ¿Cómo se denomina el Procedimiento mediante el cual el Archivo, después de haber cumplido su tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión de las dependencias, es entregado al Archivo Central o Intermedio de la unidad?

R. Transferencia Primaria.

1. ¿Cuál es el formato que se debe diligenciar para realizar la Transferencia Primaria del archivo de Gestión al Archivo Central o Intermedio?

R. Formato Único de Inventario Documental.

1. ¿Los documentos identificados y clasificados como “No Controlados” de acuerdo a la Tabla de Retención Documental se denominan?

R. Documentos de apoyo.

1. ¿Identificar copias idénticas de un mismo documento en un expediente se le denomina?

R. Duplicidad Documental.

1. ¿Explique cómo se realiza la Foliación recto/vuelto?

R. Se realiza en la primera cara de un folio, enumerándose en la parte superior derecha así: #R/V; y en la segunda cara del mismo folio no se le escribe numeración.

1. ¿Qué elemento se utiliza para la foliación?

R. deberá realizarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

1. ¿En las Series Simples, la foliación por cada expediente será hasta un máximo de cuantos folios?

R. La foliación será hasta máximo 250 folios por expediente.

1. ¿Que indica la connotación R/V?

R. indica que el folio a enumerar contiene información por ambas caras de la hoja, cara “Recta” y cara “Vuelta”.

1. ¿Cuál es la versión actualizada a utilizar para realizar Comunicaciones Oficiales?

R. Versión 2.

1. ¿Cuál es la versión actualizada a utilizar para realizar Actas?

R. Versión 3.

1. ¿A qué hace referencia la D.A.P 004 del 09/07/2012?

R. Hace referencia al programa del gobierno Nacional, “Eficiencia Administrativa y Cero Papel”.

1. ¿Qué es el Documento Electrónico?

R. Es la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad, en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

23. ¿Cuáles son los 3 tipos Documentales habilitados en el aplicativo “GECOP” para elaborar documentos electrónicos?

R. Comunicación oficial electrónica.

     Comunicación oficial con plazo.

     Memorando electrónico.

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