ARA CREAR UN CLIENTE SE NECESITA DATOS MUY IMPORTANTES COMO SER: Manual de caja

Manual de caja

CREACIÓN DE CLIENTE.-

PARA CREAR UN CLIENTE SE NECESITA DATOS MUY IMPORTANTES COMO SER:

-NOMBRE Y APELLIDO COMPLETOS COMO ESTA EN EL CARNET

-NÚMERO DE CARNET DE IDENTIDAD O NIT

-NÚMERO DE TELÉFONO

-SELECCIONAR MONEDAS TODAS YA QUE SE TRABAJA CON DÓLARES Y BOLIVIANOS.

- ASOCIAR AL PROYECTO CORRESPONDIENTE

CON ESTOS DATOS SE PROCEDE A LA APERTURA DE LA CUENTA[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8]

LUEGO SE DA CREAR Y SE GENERA UN CÓDIGO EL CUAL IDENTIFICA AL CLIENTE.[pic 9][pic 10]

NOTA DE COBRANZA.-

LA NOTA DE COBRANZA ES DONDE SE REGISTRA LOS DATOS TANTO DEL BOLETO AÉREO COMO DE LO TERRESTRE (SEA HOTEL, TRANSFER, ETC).

LO CUAL PARA GENERAR UNA NOTA TIENE QUE UBICARSE PRIMERO LA CUENTA DEL CLIENTE, LUEGO SE SELECCIONA LA MONEDA (BOLIVIANOS Y/O DÓLARES), LUEGO SE PROCEDE A BUSCAR EL ITEM NECESARIO Y SE LO SELECCIONA.

EN CASOS QUE SEAN PAQUETES CON BOLETOS YA EMITIDOS, BUSCAR CLIENTE CON NRO. DE BOLETO EN EL QUERY MANAGER.

PARA BOLETOS SE NECESITAN LLENAR ESTOS DATOS:

        -SE SELECCIONA LA LÍNEA AÉREA

        - SE COLOCA EL NÚMERO DE BOLERO (DOBLE CLICK EN # BOLETO)

        -Y SE PROCEDE A LLENAR LOS DATOS SOLICITADOS

        - SE COLOCA EL NOMBRE DE LA ASESORA[pic 11]

LUEGO DE LLENAR TODO SE DA CREAR LA NOTA DONDE GENERA UN NÚMERO DE NOTA DE COBRANZA LO QUE ES EL REGISTRO SATISFACTORIO.

PARA SERVICIOS TERRESTRES SE NECESITAN LLENAR ESTOS DATOS:

- SE SELECCIONA LA MONEDA

- SE SELECCIONA EL ARTICULO DEL SERVICIO QUE ESTÁ TOMANDO (LA ASESORA ENVÍA EL VOUCHER EN EL CUAL INDICA EL PROVEEDOR U OPERADOR)   DOBLE CLICK EN EL ARTICULO

- SE PROCEDE A LLENAR LOS DATOS SOLICITADOS

- SE COLOCA EL NOMBRE DE LA ASESORA

[pic 12]

SI FUERA NECESARIO Y HAY VARIOS ÍTEMS PARA EL MISMO CLIENTE SE PUEDE GENERAR EN UNA SOLA NOTA DE COBRANZA SIEMPRE SELECCIONANDO EL ARTICULO DE CADA SERVICIO.

EN CASOS DE TERRESTRES SE COLOCA EL NUMERO DE ID O NUMERO DE DV EN LA CASILLA DE BOLETO, EN LA PESTAÑA DE FINANZAS  PROYECTO SN SE COLOCA PAQUETE PARTICULARES Y EN LA PARTE DERECHA EN FECHA DE LLEGADA SE COLOCA LA FECHA DEL VIAJE.

LUEGO DE LLENAR TODO SE DA CREAR LA NOTA DONDE GENERA UN NÚMERO DE NOTA DE COBRANZA LO QUE ES EL REGISTRO SATISFACTORIO.

FACTURA CLIENTES.-

SE EMITE FACTURA COMPUTARIZADA AL REALIZAR UN FEE, PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRÁMITES, SERVICIOS TERRESTRES (SI ASÍ CORRESPONDE).

- SELECCIONAR LA MONEDA CON LA QUE SE REALIZARA LA FACTURA.

- EN LA PARTE DERECHA Tipo de Documento COLOCAR “VENTA” - LA RAZON SOCIAL Y EL NIT

- SELECCIONAR ARTÍCULO EL CUAL SE PROCEDERÁ A FACTURAR

- EN BOLETOS COLOCAR EL SERVICIO QUE SE ESTÁ TOMANDO, LUEGO EL NOMBRE DEL PAX Y EL MONTO QUE SE VA COBRAR.

- EN CASOS DE FEE DE EMISIÓN DE LOS BOLETOS, LOS DATOS JALAN AUTOMÁTICO.

- SE TIENE QUE COLOCAR EL NOMBRE DE LA ASESORA.[pic 13]

UNA VEZ INGRESADOS TODOS LOS DATOS SE CREA LA FACTURA, LA CUAL GENERA UN NÚMERO DE CORRELATIVO INTERNO LO CUAL NOS INDICA CUANDO SE INGRESA A LA CUENTA DEL CLIENTE.

PAGOS RECIBIDOS.-

EL PAGO RECIBIDO ES EL REGISTRO DEL COBRO TANTO DEL CLIENTE COMO DE LA EMPRESA DONDE FIRMAN AMBAS PARTES DANDO LA CONFORMIDAD DEL MISMO.

EL RECIBO PUEDE SER GENERADO DEPENDIENDO DE LA MONEDA CON LA QUE CANCELA EL CLIENTE TANTO DÓLARES COMO BOLIVIANOS.

HAY VARIAS FORMAS DE PAGO:

        - TARJETA DE CRÉDITO Y DEBITO

        - EFECTIVO

        - CHEQUE

        - TRANSFERENCIA BANCARIA

PASOS

• SE UBICA AL CLILENTE (YA SEA POR EL CODIGO O POR EL NOMBRE)
• SE SELECCIONA LO QUE VA A PAGAR (SEA FACTURA O NOTA DE COBRANZA LO CUAL ESTÁ POR CÓDIGO CORRELATIVO)
• SE ELIGE EL TIPO DE TRANSACCION (RECIBO)
• UNA VEZ SELECCIONADO SE VA A MEDIOS DE PAGO “bolsita” (ESTO ES DONDE SE ELEGIRÁ EL TIPO DE PAGO DEL CLIENTE)
• SE DEBE SELECCIONAR LA MONEDA DE PAGO TOTAL
• SE TIENE QUE SELECCIONAR EL TIPO DE PAGO (YA SEA TRANSFERENCIA BANCARIA, TARJETA, CHEQUE O EFECTIVO)

        - EFECTIVO

        - TARJETA

        - CHEQUE

        - TRANSFERENCIA BANCARIA[pic 14]

NOTA DE CREDITO (ANULACIONES)

PARA ANULAR UNA NOTA DE COBRANZA ABIERTA, ES DECIR SIN PAGO.

SE DEBE INGRESAR A LA NC Y SELECCIONAR LA OPCIO COPIAR A Y ENTRAMOS A LA NOTA DE CREDITO, UNA VES EN LA NOTA DE CREDITO CAMBIAMOS LA FECHA A LA QUE ES NUESTRA NC SI ESTA DENTRO DEL MES, PONEMOS EN COMENTARIO EL MOTIVO POR EL CUAL ESTAMOS HACIENDO LA ANULACION.

[pic 15]

CUANDO SE SOLICITA ANULACIN DE NOTA DE COBRANZA EL SERIAL QUE VA A LADO DEL # DE LA NOTA DE CREDITO ES NCSRZ171, EN CASOS DE FACTURA ES NFSRZ171 O LA OFICINA QUE CORRESPONDA.

EN CASOS DE NOTAS DE COBRANZAS CERRADAS, ES DECIR, CON PAGO. SE DEBE REALIZAR UNA NOTA DE CREDITO MANUAL EXACTAMENTE IGUAL A COMO ES LA NOTA DE COBRANZA, COPIAR LOS ARTICULOS, ALMACEN, FECHAS, ETC. EN EL COMENTARIO MENCIONAR EL ERROR POR EL CUAL SE ESTA SOLICITANDO LA ANULACION (CAMBIO DE HOTEL, ERROR EN CTA, ERROR EN NOMBRE, ETC.) Y EL NUMERO DE NC A LA QUE VAMOS APLICAR LA ANULACION.

UNA VES CREADA LA NOTA DE CREDITO SE DEBE RECONCILIAR PARA QUE NO QUEDE PENDIENTE LA NOTA.

ARQUEO DE CAJA

PASO 1

REALIZAR ARQUEO DE CAJA DETALLANDO EL EFECTIVO (IMPRIMIR 2)

PASO 2

VERIFICAR SI HAY SOBRANTE O FALTANTE

1. CON PLAN DE CUENTAS EN SAP, SACANDO TOTALES DE LAS DOS MONEDAS EN BS.  Y SACAR DIFERENCIA CON EL ARQUEO
2. CON EL REPORTE DE CAJA EL MISMO PROCEDIMIENTO, PERO DESCONTANDO EN SISTEMA LOS DEPOSITOS AL BANCO Y ORDENES DE PAGO.

PASO 3

SOBRANTE.- GESTION DE BANCOS →  PAGOS RECIBIDOS → OPCION (CUENTA) → CUENTA DE MAYOR “INGRESOS POR SOBRANTE CAJA CENTRAL” → COMENTARIO DE DOCUMENTO “EFECTIVO” → MONTO DE SOBRANTE → COMENTARIOS “SOBRANTE DE CAJA” →  TIPO DE TRANSACCION “INGRESOS VARIOS → MEDIOS DE PAGO “CAJA QUE CORRESPONDE” → CREAR

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