ELABORACION DE MANUAL ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

martes, 03 de mayo de 2011

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Diseño del proyecto

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todos y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.

Responsables

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no quede diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe asignarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información. Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que estime tiene los conocimientos y la experiencia necesarias para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.

Delimitación del universo de estudio

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:

Estudio preliminar

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o arreas donde se va a actuar. Con base en el se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar magnitud alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y, en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes de información

Referencia de las instrucciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se puede mencionar:

• Instituciones :

- Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.

- Organizaciones lideres en Del mismo campo de trabajo.

- Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.

- Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.

• Archivos de la organización:

- General.

- De las áreas de estudio.

• Directivos y empleados

- Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el exceso de archivos pertenece a la realidad.

- Personal operativos cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

• Áreas de trabajo:

- Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.

Clientes y/o usuarios: receptores de los productos y/o servicios que genera la organización.

• Mecanismos de información: recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.

Preparación del proyecto

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

• Propuesta técnica, que a su vez debe incluir:

- Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

- Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.

- Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportara a la organización.

- Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

- Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.

- Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

- Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/o territorial.

- Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

- Costo: estimación global y especifica de recursos financieros que demanda su ejecución.

- Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.

- Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

• Programa de trabajo, que debe especificar:

- Identificación: nombre del manual.

- Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.

- Área(s): universo bajo estudio.

- Clave: numero progresivo de las actividades estimadas.

- Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información.

- Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.

- calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

- Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.

- Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.

- Reportes de avance: seguimiento de las acciones.

- Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avance.

4.1. PRESENTACION DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

A los participantes

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:

- Área que interviene directamente en su aplicación por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.

- Área afectada por la implantación

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