Organizaciones Inteligentes

Herramientas tecnológicas de alta dirección

El diseño y construcción de una organización inteligente implica el dominio y

utilización de herramientas de tres tipos: Tecnológicas, administrativas y sociales. El

directivo de una organización inteligente deberá tener un entendimiento claro de

estas tres áreas.

Como vimos en el capítulo tres, cada puesto, departamento o empresa es un

sistema que transforma insumos en productos o servicios para un nicho de mercado,

a través de un canal de distribución, con diferentes medios de pago y cada uno de

ellos arroja al menos siete clases de indicadores: Cantidad, calidad, oportunidad,

costo, satisfacción del cliente, seguridad y ecología.

Manejar esa cantidad de información de manera manual y confiar en la

memoria ya no es posible en estos tiempos. Cualquier negocio, al menos en México,

deberá pagar sus impuestos vía Internet y a través del portal de su banco. Eso ya

obliga a que en el estado más primitivo de tecnología, la empresa deberá contar con

una computadora personal y acceso a Internet.

El tipo de herramientas tecnológicas para su negocio estará determinado

básicamente por el número de transacciones que se hagan. Quizás se vendan diez

millones de pesos al año, pero si lo hace en cuatro transacciones, se podría controlar

eso con la agenda de cualquier teléfono celular. Pero si su empresa es una telefónica

y tiene diez millones de transacciones al día, en donde cuenta cuánto tiempo utilizó el

El cinturón del directivo de una Organización Inteligente deberá llevar herramientas tecnológicas, administrativas y sociales.

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cliente, si fue llamada telefónica o acceso a la red de datos, si fue a un desconocido o

a un número gratuito, entonces necesariamente se deberá contar con un sistema

especializado para controlar su operación.

Lo mejor de todo es que estos sistemas tecnológicos, utilizan rutinas que les

permiten actuar como servomecanismos dentro de los sistemas, para realizar

acciones específicas: Pedir autorización a la dirección, mandar un comunicado

automático a un cliente, suspender el servicio, autorizar líneas de crédito

parametrizadas, y muchos, muchos etcéteras. Hay que recordar que cuantos más y

mejores servomecanismos tenga un sistema, más inteligente es. En el diseño y

construcción de organizaciones inteligentes se considera como importante la

utilización de herramientas tecnológicas que posean y utilicen Inteligencia de

Negocios (BI).

Ahora bien, ¿Qué hacen o deben hacer esas herramientas tecnológicas? Sin

que esta obra pretenda ser un tratado de tecnología, se va a describir en palabras

comunes las principales herramientas tecnológicas:

5.1 ERP

“Enterprise Resources Planning”, por sus siglas en inglés, planeador de los

recursos de la empresa. Deriva de los MRP (“Manufacturing Resources Planning”) de

las empresas manufactureras o de transformación. Es un sistema que controla todos

los aspectos financieros de la cadena de valor, estos es: Inventarios, compras,

ventas, devoluciones, cobranzas, cuentas por pagar, impuestos, bancos y junto con

ellos la propia operación de la empresa.

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De esta parte central del negocio, se pueden adicionar otros módulos para

conectarlos al ERP, tales como: Módulo de mantenimiento de activos, módulo de

recursos humanos, de manufactura, etc.

El más conocido es el SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos)

[“Systemanalyse, Anwendungen und Programmentwicklung”] con sede en Walldorf,

Alemania. Hay otros como el “Microsoft Dynamics”, “J. D. Edwards”, entre muchos y

algunos de código abierto (gratuitos).

La consideración más importante para implantar un ERP en la empresa es el

número de transacciones que se realiza en la misma. También se debe considerar

que la implantación misma va a implicar un cambio en el modo de operar y en la

cultura organizacional.

Si no se necesita un ERP, puede controlar su empresa con herramientas más

sencillas, incluso con hojas de cálculo.

5.2 BSC

El “Balanced ScoreCard” es una herramienta de alta dirección, que configurada

bajo los principios de Norton y Kaplan (1), muestra un tablero de control de la

empresa dividida en cuatro grandes rubros: Resultados Financieros, Comportamiento

del Cliente, Procesos Internos y Crecimiento con Aprendizaje.

El BSC es una herramienta que controla los indicadores estratégicos de la

empresa y permite hacer una exploración (“Drill Down”) a los componentes del

indicador cuando los resultados no sean los esperados. La información de este BSC

proviene del ERP o del sistema con el que se controle esta información.

Los resultados son presentados normalmente en colores de semáforo: Verde,

para los indicadores dentro de control, ámbar para los procesos con resultados límite,

en donde hay que tomar decisiones y rojo para los indicadores que están fuera de 1 Kaplan, Roberto y Norton, David. Cuadro de Mando Integral. Gestión 2000. Barcelona. 2000

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control y que implica tomar acciones correctivas. Algunos utilizan el azul para

resultados por encima de lo esperado. Me parece que en esos casos es la meta la

que requiere revisión, o como se verá más adelante, todo el sistema de pronósticos

de la empresa.

El administrar con base en un sistema de indicadores, en estos tiempos, se

vuelve

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