El procedimiento de estudio de los factores de auditoría

3.3 EXAMEN

El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e intertacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.

3.3.1 Propósito

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

3.3.2 Procedimiento

El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Conocer el hecho que se analiza.

Describir ese hecho.

Descomponerlo para recibir todos sus aspectos y detalles.

Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:

¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan.

¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar.

¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.

¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan.

¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.

3.3.3 Técnicas de análisis administrativo

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan:

• Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo

• Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos

• Examinar los resultados que está obteniendo la organización

• Revisar las circunstancias que inciden en los resultados

• Verificar los niveles de efectividad

• Conocer el uso de los recursos

• Determinar la medida de consistencia en procesos específicos

Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

• ORGANIZACIONALES

Administración por objetivos. Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados, y usan esos objetivos como guías para su operación.

Análisis de sistemas. Proceso de clasificación e interpretación de hechos, así como del diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.

Análisis de costo-beneficio. Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo o d obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversión realizada.

Análisis de estructuras. Examen detallado de la estructura de una organización para reconocer sus componentes, características representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.

Análisis de criterio múltiple. Técnica cualitativa de proyección, que evalúa alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por consenso.

Análisis factorial. Método de análisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operación, las cuales se identifican en un número específico de factores, que a su vez sirven para determinar el desempeño y resultado de la operación en su conjunto.

Análisis FORD. Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras Fuerza-Oportunidades-Riesgos-Debilidades. Es empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, así como de productos y servicios.

Análisis marginal. Técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión.

Árbol de decisiones. Por medio de este enfoque se visualizan los riesgos y las probabilidades de una situación, como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un “árbol” los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción.

Autoevaluación. Método a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo específico.

Benchmarking. Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.

Control total de calidad. Método orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo un hábito la superación constante, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Desarrollo organizacional. Proceso planeado para realizar modificaciones culturales y estructurales en una organización, en forma sistemática, para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.

Diagrama de afinidad. Permite agrupar por temas los planteamientos y propuestas surgidos de una “lluvia de ideas” con el fin de identificar problemas. Es decir, que su elaboración agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio número de opiniones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas.

Diagrama de causa y efecto. Técnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen

...