Importancia control administrativo

CONTROL

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento de un proyecto establecido.

IMPORTANCIA CONTROL ADMINISTRATIVO:

El control se enfoca en evaluar, corregir y retroalimentar el desempeño de las actividades de los trabajadores para asegurarse que los objetivos y planes de una organización se estén cumpliendo.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL PRELIMINAR

Este tipo de control se presenta antes de que inicien las operaciones o labores y se incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas, diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

CONTROL CONCURRENTE

Este tipo de control se da durante la fase de la acción de ejecución de los planes, incluyendo la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según el plan a seguir, es decir, pueden ayudar a garantizar que el proyecto que se este llevando a cabo se cumpla en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

CONTROL DE RETROALIMENTACION

Este tipo de control se enfoca sobre en la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras y cumplir a cabalidad los estándares establecidos.

ÁREAS DE DESEMPEÑO DEL CONTROL

El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa.Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen:

Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.

También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.

Por lo que se puede decir que el control de información consiste en verificar que esta información sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de decisiones.

Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los preciosde los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación adicional?. La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control.

Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organización.

MEDIDAS DE DESEMPEÑO

BASES CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS

Existen muchas herramientas que se pueden utilizar para evaluar el desempeño. Mientras que las herramientas cualitativas se utilizan para determinar las cualidades innatas como por qué las cosas se hacen de la forma en que se tienen que hacer, las herramientas cuantitativas que se utilizan para determinar valores numéricos de desempeño regularmente más específicos. Por ejemplo, una entrevista con uno de los compañeros se puede conducir para evaluar el desempeño de alguien; éste es un punto de vista cualitativo. Un punto de vista cuantitativo sería evaluar los números específicos de desempeño de ventas o productividad para determinar la cantidad de trabajo que se está haciendo. Aunque cada aproximación tiene sus fortalezas, una evaluación de desempeño que utiliza ambas cosas será la más benéfica.

TIPOS DE CONTROL: VENTAS Y COMPRAS

Control de Ventas Es la última función del proceso de administración de ventas, consiste en evaluar y controlar a la fuerza de ventas. Es en este punto que se evalúa a los vendedores respecto a si cumplieron los objetivos de venta y siguieron las políticas de administración de cuentas

Principios

1. Separación de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.

2. Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.

3. El trabajo de empleados que intervienen en ventas, será de complemento y no de revisión.

4. La función de registro de operaciones de ventas será exclusiva del departamento de contabilidad.

El control sobre la fuerza de ventas es factor fundamental para llegar al éxito comercial. Para generar ventas crecientes y ganar participación en el mercado se debe contar con una fuerza de ventas que garantice ventas crecientes, adecuadas, confiables y que provean un alto grado de satisfacción al cliente.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

◦ Por volumen total de las mismas ventas.

◦ Por tipos de artículos vendidos.

◦ Por volumen de ventas estacionales.

◦ Por el precio de artículos vendidos.

◦ Por clientes.

◦ Por territorios.

◦ Por vendedores.

◦ Por utilidades producidas.

◦ Por costos de los diversos tipos de ventas

Objetivos

1. Prevenir fraudes en ventas.

2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.

3. Obtener información segura, oportuna y confiable de ventas.

4. Promover la eficiencia del personal de ventas.

CONTROL DE COSTOS

El control de costos es de igual importancia para todas las empresas, sin importar su tamaño, aunque las compañías pequeñas generalmente tienen un control monetario más estrecho, principalmente por el riesgo económico que significa el tener pérdidas

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