Importancia del control administrativo

CONTROL

DEFINICION

El control administrativo es el proceso mediante el cual la administración se

asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función

de los objetivos planeados por la organización.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO. Toda organización es

perfectible; es decir, siempre pueden mejorar determinadas áreas para lograr

los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y

que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas.

Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva

como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que

constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo

cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Es

errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones de que un sistema de

control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas. Resulta vital conocer

las fallas y los aciertos para lograr una superación constante; se alcanzara esta

superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita

ejercer un buen control administrativo. Las organizaciones han reconocido la

necesidad de canalizar sus esfuerzos hacia la implantación de los sistemas de

control administrativo, el mismo gobierno federal ha redoblado esfuerzos para

controlar los recursos y planes del sector público. Debemos recordar que,

cuando en las organizaciones los sistemas financieros, humanos, contables, de

mercadotecnia, de calidad de producción no controlan sus funciones

adecuadamente, tienden al caos. De ahí que, para las empresas, el reto de poner

en práctica sistemas de control administrativo sea imperioso, especialmente en vista del futuro donde la formación de bloquees económicos y la competitividad

incrementan.

NATURALEZA

Naturaleza e Importancia de la Función de control. El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de laorganización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a loplaneado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igualque el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sidoalcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de lafunción de control puede afectar el proceso de planeación.

Procesos de control

Son tres pasos separados y diferentes, es muy importante que la planificación anteceda al control debido a que en una planeación, se establecen los estándares para el trabajo en un proyecto y el control se hace dependiendo de unos estándares de rendimiento anteriormente especificadas por la empresa.

Estos tres pasos son:

• Medición: Se necesita tener información sobre el proyecto para determinar el rendimiento real. Los gerentes usan con frecuencia cuatro fuentes ordinarias de información para medir el rendimiento real.

Estos son: La observación personal, los informes estadísticos, los informes verbales y los informes escritos. El método de observación personal provee información que no se ha filtrado por los demás, lo malo de la observación personal es que puede ser muy subjetiva y no todo gerente pueda serlo. Los informes estadísticos pueden hacerse por medio de computadores, de graficas, de barras,…etc., lo malo de los informes estadísticos es que dan una información limitada. Los informes verbales como conferencias, reuniones, diálogos o llamadas telefónicas, lo malo es que esto no se puede documentar aunque ahora la tecnología lo puede llegar a lograr. Los informes escritos se hacen a mano o escribiendo a computador, son lentos y más formales.

• Comparación: Se trata principalmente de comparar el grado de variación entre el rendimiento real y estándar. Si el grado de variación es demasiado alto, el gerente tiene la obligación de buscar la forma para que el rendimiento que se esta dando, llegue a ser parecido o igual al rendimiento deseado y estandarizado.

• Acción Administrativa: La tercera y última etapa del proceso de control es poner en marcha una acción administrativa. Cuando el gerente vea que tiene que tomar una acción, puede hacer tres cosas: No hacer nada, corregir el rendimiento real o revisar los estándares. Si la acción es revisar estándares, toca buscar unos estándares más realistas que los anteriores para que puedan ser conseguidos los objetivos esperados.

Pasos del proceso de control

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

Esto es importante por los siguientes motivos:

En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.

Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las habilidades

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