Proceso Administrativo PLANEACION (¿Que voy a hacer?)

•Proceso Administrativo

El proceso administrativo en la práctica se ejecuta de manera simultánea. Ya que gracias a su interrelación no pueden considerarse de forma aislada.

PREVISION (¿Qué puede hacerse?)

Es la determinación de lo que se desea lograr, mediante una coordinación y un análisis de la situación.

Este incluye 3 elementos:

• Objetivos: Fijar fines.
• Investigaciones: Descubrimiento y análisis  de los medios.
• Alternativas: Adopción de los medios encontrados.

Y 3 principios:

• Previsibilidad/Predictibilidad. (“Certeza, incertidumbre y probabilidad. Las predicciones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran una certeza”).
• Objetividad. (“Las personas deben descansar en hechos más que en opiniones subjetivas”).
• Medición. (“Las previsiones serán más seguras mientras más podamos observarlas”).

Es necesario para esto hacer una Investigación y esta tiene ciertas reglas, La observación, Observación de hechos actuales, Observación experimental, Observación a través de registros, y la encuesta.

PLANEACION (¿Que voy a hacer?)

Para concretar lo que es la planeación lo dejaremos en que consiste en fijar el curso concreto de acción. Aunque incluye 6 principios:

• Precisión. (“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas, ni genéricas, sino con mayor precisión, porque van a regir decisiones concretas”).
• Flexibilidad. (“Dentro de la precisión todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la planeación”).
• Unidad de dirección. (“Un mismo plan para un objetivo”).
• Consistencia. (“Que haya consistencia en los planes, coordinación de los recursos, funciones y actividades”).
• Rentabilidad. (“Son los resultados que se van a dar evitando una pérdida cuantitativa”).
• Participación. (“Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habían de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento”)

Las Políticas son Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando campo a jefes para las decisiones que les corresponde tomar; por ello, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

Los Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Estos deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente, deben ser revisados habitualmente a fin de evitar tanto la rutina como la supe especialización y sobretodo debe procurarse evitar siempre la duplicación innecesaria de los procedimientos.

Para la Planeación son necesarias varias técnicas:

• Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.
• Diagramas de proceso y de flujo.
• Gráficas de Gantt.
• Programas.
• Sistemas de PERT (Program Evaluation and Review Technique), CM (Critical Path Method) y RAMPS (Resource Allocation and Multi Project Scheduling) conocidas genéricamente como técnicas de trayectoria crítica.

ORGANIZACIÓN (¿Cómo lo voy a hacer?)

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Y se dividen en dos: Formal que es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro del objetivo eficazmente. Es resultado de una decisión explícita e Informal que comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de los participantes.

Los principios de la organización son 5:

• Especialización. (“Cuánto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza.”)
• Unidad de mando. (“Para cada función debe existir un solo mando”)
• Equilibrio de autoridad-responsabilidad. (“Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.”)
• Equilibrio de dirección-control. (“A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.”)
• Definición de puestos. (“Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por éste la unidad de trabajo impersonal específico.”)

Los sistemas de organización son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad. Se expresan en cartas o gráficas de organización, complementados con los análisis de puestos y los comités.

• Organización Lineal o Militar.- Es aquélla en que la autoridad y responsabilidad correlativas se transmiten íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo.
• Organización Funcional de Taylor.-  Especialización por áreas.
• Organizacional Lineal y Staff.- Conserva la autoridad y responsabilidad de la organización lineal.

Los organigramas son la representación visual en la cual cada puesto dentro de un ente se encierra en una casilla con el nombre de dicho puesto, representándose por la unión de los cuadros  mediante líneas, los niveles de mando o autoridad. Su objetivo es la división de funciones, niveles jerárquicos, delimitar autoridades y responsabilidad, canales de comunicación, naturaleza lineal, representar a los jefes y la departamentalización. Estos deben ser claros (sin excesos en puestos), no deben comprender ordinariamente a los empleados, deben contener nombres de funciones y no de personas y no deben tener un gran número de elementos.

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