EL ALQUIMISTA

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

DEFINICIÓN

La Organización y Métodos, conocida como O y M, es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización.

IMPORTANCIA

La organización y métodos, a través dela aplicación de diferentes técnicas, permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores dicen que son técnicas de simplificación del trabajo).

La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde el inicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en forma armónica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona información, no puede funcionar eficientemente.

OBJETIVOS

El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

La rápida expansión de la aplicación de las técnicas del análisis y diseño de sistemas y la instrumentación de sistemas d procesamiento de datos (PED) no han sido aparejadas con el desarrollo de la interacción entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se instrumentan sistemas electrónicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte manual de las actividades a desarrollar (elaboración y distribución de memoranda, verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continúan; la evolución del PED hacia sistemas de información general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG). No han mejorado la situación. Se continúa pensando en muchas organizaciones que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas.

No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte.

El enfoque de sistemas, en el que la organización es considerada como un conjunto de partes que interactúan para el logro de un objetivo. Establecer que el sistema manual y el computarizado interactivo. Esto significa que existe existe un conjunto de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro también se ve afectado, por tal motivo es necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un solo sistemas.

LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES

1. Análisis del sistema general de información.

2. Estudio de los Procedimientos.

3. Análisis de las funciones.

4. Elaboración de Manuales.

5. Diseño, evaluación y administración información.

6. Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos manuales).

7. Estudio de la estructura organizada.

8. Ordenamiento o distribución de oficinas (aplicación de nuevas tecnologías ).

9. Participación en estudios sobre automatización de oficinas.

10. Participación en estudios de Calidad Total.

11. Estudios de Servucción.

12. Planificación de la grupomática.

Estudiaremos cada una de estas funciones en detalle.

ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo:

a) Levantamiento o determinación del sistema de información general.

b) Diseño del nuevo sistema.

c) Establecer un sistema de información contable compatible con el sistema general de información y orientado a la toma de decisiones.

d) Análisis de los medios de procesamiento de datos.

e) Revisión, adaptación y diseño de los procedimientos a utilizar en función del esquema general.

ESTUDIO DE LOS PROCEDIIENTOS

Los aspectos a estudiar dentro de esta función son:

a) Consideraciones de las interacciones entre diferentes procedimientos dentro de

un sistema de información, señalando superposiciones, interrupciones, etc, esto se facilita a través de la modularidad del análisis estructurado.

b) Revisión de procedimientos vigentes y proposición de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia (cumplimiento del objetivo) y eficiencia

(cumplirlo con economía de recursos).

c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con el actual boom de la “Calidad Total” (CT), es necesario hacer notar que una de las premisas básicas de la CT es el “mantener la fluidez de los procesos”,bien, esta es una de las funciones de O y M que debe ser cumplida a través de la revisión constante de los procedimientos organizacionales.

ANÁLISIS DE FUNCIONES

El estudio de las funciones comprende:

A) Análisis y determinación de las funciones de los órganos o unidades actuales y de aquellas que se vayan a crear.

B) Descripción de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas.

C) Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones.

D) Fijar las relaciones entre cada cargo y los demás y con el exterior de la organización. En este aspecto

...